Client – Syndicat de travailleurs SCFP 957
Le client est un syndicat de travailleurs responsable de la défense des droits de ses 2 500 membres et du suivi de centaines d'affichages de postes, de réassignations et de griefs par année.
Situation – Information fragmentée, duplication et inefficiences
Le client utilisait plusieurs logiciels développés indépendamment les uns des autres.
Les processus pour la prise en charge de chaque dossier étaient caractérisés par des duplications des mêmes documents en format électroniques et papier.
Accéder rapidement à l'information courante représentait un problème important qui mettait beaucoup de pression et de stress sur les épaules du personnel.
Les nombreuses manipulations requises amenaient les responsables du syndicat à consacrer une part importante de leur temps à des activités cléricales non productives, ceci au détriment de leurs responsabilités premières.
Solution – Unifier la gestion de l'information et des documents
La solution déployée – Xpertdoc Syndical – agit à trois niveaux :
a)Consolidation du système d'information en une seule application facile à utiliser
Une application répondant aux meilleures pratiques de l'industrie pour assurer, maintenir et protéger l'intégrité des données.
Une interface utilisateur intuitive pensée pour supporter l'usager dans l'exécution de ses tâches. |
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b)Intégration de la fonction de gestion des documents directement dans le système d'information
| Chaque dossier de la solution unifiée possède une vue « Documents » permettant d'organiser contextuellement les documents entrants et sortants (ceux reçus et ceux créés/envoyés). |
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c)Extension de la solution à la suite de productivité Microsoft Office
Xpertdoc Syndical est ce que l'industrie appelle une application basée sur Office ou OBA (Office Based Application).
L'application permet aux usagers de visualiser, de formater, d'analyser et de communiquer les données du système avec les outils familiers qu'ils utilisent déjà quotidiennement : Word, Excel, Outlook.
Les lettres, rapports et communications sont initiées de l'application, minimisant les besoins en formation, réduisant les risques d'erreurs et améliorant globalement la productivité.
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Bénéfices
Les principaux bénéfices observés par le client sont :
- Plus grande efficacité, certaines tâches ne prenant maintenant que le 10ième du temps qu'il fallait pour les compléter.
- Élimination des copies papier qui étaient utilisées pour partager les documents.
- Plus grande autonomie des usagers qui peuvent maintenant accéder l'information dont ils ont besoin quand ils en ont besoin.
Technologies mises en évidence
Xpertdoc Syndical intègre un ensemble de technologies puissantes, un concept innovateur et des solutions adaptées aux besoins spécifiques des clients.
| DotNet |
Interface usager intuitive |
Lien |
| SQL Server |
Accès rapide et sécurisé aux données |
Lien |
| SharePoint |
Partage sécurisé des documents |
Lien |
| Office (Word, Excel, Outlook) |
Outils de productivité |
Lien |
| Open XML |
Format de document structuré |
Lien |
| Xpertdoc Studio |
Rapports modifiables par l'usager |
www.xpertdoc.com |