L'assurance est une industrie soutenue par des milliers de types de formulaire : demandes et polices, rapports et demandes d'indemnité, factures et documents comptables. Pratiquement toutes les fonctions de tous les domaines d'activité s'appuient sur un certain type de document dans le cours des processus d'une compagnie d'assurance.

Pour un assureur, la création, la production (en version papier ou électronique), le fichage (selon les réglementations émises) et finalement l'utilisation de formulaires au cours des activités quotidiennes constitueraient une tâche colossale et très coûteuse. Heureusement pour l'industrie, deux organismes majeurs se chargent d'accomplir ce travail redoutable : ACORD et ISO.

ACORD fournit des formulaires standards pour des demandes diverses et quantité d'autres processus d'assurance. ISO offre quant à lui des formulaires de couverture pour des compagnies du secteur de l'assurance dommages ;  il crée ces formulaires en se basant sur les exigences particulières des assureurs ou sur les meilleures pratiques de l'industrie. Ainsi, les deux organismes manœuvrent dans ce labyrinthe de réglementations et rendent les formulaires disponibles à leurs membres, et ce dans de multiple de formats, dont le format électronique.

En effet, il est important pour les compagnies d'assurance que la production de la grande majorité des formulaires puisse se faire électroniquement. Les salles de dactylos et l'inventaire de formulaires papier à maintenir renvoient à une époque révolue. Ils ont été remplacés par la technologie, qui permet la production et la distribution de documents au moyen de logiciels plutôt que de personnes.

Comme toutes les technologies, les systèmes de production de documents continuent de se développer et de gagner en puissance et en sophistication. Avec l'intégration de tels systèmes aux systèmes d'assurance, presque tout le travail manuel du passé a été remplacé par des processus automatisés. Pour un assureur, cette situation se traduit par des coûts réduits et une amélioration générale dans la manière de faire des affaires.

Contrairement à plusieurs systèmes de production de documents détenus en propriété intellectuelle qui circulent actuellement sur le marché, Xpertdoc a mis la barre haute en fondant sa technologie sur une plateforme de premier plan de l'industrie, soit Microsoft Word. L'emploi de cet outil simplifie grandement la création et la production de formulaires électroniques qui, combiné à la vaste bibliothèque de formulaires électroniques rendus disponibles par ISO, réduit considérablement le temps d'implémentation d'une solution d'assurance automatisée.

Le support des formulaires ISO signifie non seulement que les clients de Xpertdoc bénéficient de la technologie la plus récente et la plus puissante en matière de production de documents, mais aussi qu'ils obtiennent du soutien technique pour l'ensemble des formulaires qu'ils utilisent tous les jours.

C'est une situation « gagnant-gagnant » !

Les avis d'options de couverture peuvent également être produits au moyen de la solution Xpertdoc. Pour en faire l'essai, ou encore pour faire l'essai du formulaire SBC (disponibles en anglais seulement), rendez-vous sur notre plateforme d'essai.

Des discussions ont révélé à la fois de bonnes et de mauvaises nouvelles. D'abord, heureusement pour les assureurs et les promoteurs de plans de protection, les départements chargés de la mise en application soutiennent fortement qu'ils sont plus intéressés à aider les parties prenantes à se conformer aux réglementations qu'à imposer des pénalités. Toutefois, les assureurs santé et les employeurs doivent faire preuve de bonne foi dans leurs efforts de conformité aux exigences du SBC; il est temps pour eux de décider si une solution permanente doit être développée.

De plus, les promoteurs de plans de protection qui ne peuvent faire les modifications nécessaires à temps pour 2014 se voient privilégiés par certaines réglementations. En effet, il leur suffit d'accompagner les versions 2013 du gabarit SBC adressées aux employés éligibles d'une lettre d'introduction attestant que les prestations satisfont ou non les nouvelles exigences des MEB et MV édictées par la Loi. D'emblée, il semble qu'un répit soit accordé aux promoteurs. Or, toutes les parties prenantes auront à déterminer la façon d'extraire les données et de les faire correspondre aux réglementations, de personnaliser les lettres d'introduction, ainsi que d'attribuer ces lettres aux bons SBC à distribuer. Effectué manuellement, ce travail nécessitera des ressources abondantes et constituera une approche risquée.

La publication des réglementations de 2014 signale trois choses. Premièrement, le résumé des prestations et couvertures et la Loi sur les soins abordables demeureront et, à chaque nouvelle année, leurs exigences seront de plus en plus compliquées. Deuxièmement, les assureurs santé qui, en 2013, ont remis à plus tard le développement d'une approche globale pour la production de SBC, doivent aujourd'hui trouver le moyen de produire en toute conformité les documents requis pour 2014. Troisièmement, bien que l'exigence de conformité ait été assouplie en 2013 et 2014, soyez assuré que la police de la conformité au SBC sera pleinement active d'ici 2015, plusieurs des dispositions financières et des pénalités de la Loi prenant effet dès l'année prochaine.

Xpertdoc est déjà prêt à aider les assureurs à surmonter ces défis, ayant mis à jour sa solution pour rencontrer les nouvelles exigences du résumé des prestations et couvertures et pour permettre la production d'avis d'options de couverture.

Crawford Technologies offre des solutions de premier plan pour la gestion de documents à grand volume, qui couvrent tous les aspects de la gestion des communications-clients (CCM) : modification de fichiers en impression, automatisation de flux de travail, gestion d'opérations, suivi de courrier intelligent, gestion des communications-clients sur canaux multiples (MC3), archivage et accessibilité des documents. Ces éléments primordiaux sont complémentaires de l'expertise de Xpertdoc en matière de production de documents, établissant ainsi un partenariat solide qui fournit à nos clients mutuels une solution complète et performante.

Vous pouvez en apprendre davantage sur l'importance de la modification de fichiers en impression dans un environnement de post-production, en lisant l'article «  Are Transforms or Print File Conversions a Thing of the Past? ».

La présentation s'est penchée sur les manières dont Xpertdoc et AssureSign s'unissent pour soutenir un vaste éventail de situations d'affaires. Les avantages de ces solutions intégrées ont également été exposés, celles-ci vous permettant d'économiser du temps et de l'argent en éliminant les coûts d'envois postaux prioritaires et les délais associés.

Chris Tully, membre de l'équipe des services professionnels de Xpertdoc, a mené une démonstration convaincante, générant et signant une proposition en quelques minutes au moyen des solutions conjointes, à partir de l'environnement Dynamics CRM. Larry a ensuite expliqué de façon plus détaillée la solution AssureSign, soulignant son intégration flexible, ses capacités de suivi de signature, ainsi que ses fonctions variées de sécurité et d'authentification.

Les questions soulevées par les participants reflétaient les tendances récentes des technologies de l'information, notamment les capacités de flexibilité et d'intégration, et l'utilisation croissante des appareils mobiles. Chris et Larry ont révélé comment les solutions peuvent être intégrées à n'importe quel système de données existant et opérées à partir d'une grande variété d'appareils mobiles (ordinateurs, téléphones intelligents, tablettes). Les participants étaient emballés par les solutions intégrées et plusieurs d'entre eux se sont tout de suite renseignés sur une intégration potentielle à leur système CRM en place.

Vous pouvez voir ou revoir le webinaire complet (en anglais) ici. Pour plus d'informations, contactez-nous ou visitez notre site web.

Le monde des affaires est aujourd'hui plus rapide que jamais. Les travailleurs s'attendent à des délais d'exécution réduits et à des réponses rapides lors de transactions impliquant des échanges de documents. Les entreprises et organisations travaillent sous la pression constante de devoir en faire plus, en moins de temps et avec moins de personnel. En réponse à cette situation, la signature électronique est en voie de devenir un standard dans les processus d'autorisation de documents au sein des environnements de travail d'aujourd'hui, permettant des économies importantes de temps et d'argent.

AssureSign est un chef de file dans la conception de logiciels de signature électronique offerts tant sur place que sur le web. Il permet aux utilisateurs d'obtenir des autorisations électroniques de documents qui comprennent un ou plusieurs signataires pouvant procéder à la signature dans l'ordre de leur choix, sur n'importe quel appareil, de partout dans le monde. Avec ses 12 années d'expérience, AssureSign compte plus de 180 millions de cas de signatures électroniques uniques, conformes aux réglementations internationales, notamment l'E-SIGN Act, l'UETA, l'Electronic Communications Act, ainsi que la Directive 1999/93/EC du Parlement européen. Ses clients réalisent des économies de coûts considérables et des réductions significatives des délais d'exécution de leurs documents.

La solution conjointe de Xpertdoc et AssureSign donne aux utilisateurs la capacité d'automatiser d'anciens processus en créant, envoyant et maintenant tous leurs documents de façon électronique. Le papier et les systèmes divers ne sont plus nécessaires pour les concepteurs et les signataires de documents, et tous les utilisateurs économisent temps et argent.

De plus, la création de ces communications critiques ne doit plus compter sur les efforts d'un seul département ; elle requiert une stratégie d'ensemble bien orchestrée, et ce de la conception à la distribution des documents, de la gestion à l'archivage. L'adoption d'une stratégie de communications-clients efficace permet de concentrer les efforts sur le développement des ventes et de la fidélité des clients.

La majorité des entreprises mise sur un service à la clientèle exceptionnel pour encourager la fidélité des clients. Or, la remémoration continuelle et le déploiement efficace de cette philosophie à travers les différents secteurs d'activité de l'organisation peuvent s'avérer difficiles pour plusieurs d'entre elles. La production de documents personnalisés constitue une façon d'instaurer un service à la clientèle exceptionnel, soutenu par l'ensemble de la compagnie.

La mise en situation suivante mettra en évidence les manières dont les entreprises prospères utilisent la production de documents personnalisés et ses stratégies pour acquérir de nouveaux clients et maintenir la fidélité des clients existants à leurs marques et services.

Mise en situation : Vous avez rendez-vous demain avec un client potentiel, « Future Technologies Inc. » (Future Tech).

Documents marketing personnalisés pour persuader le prospect

Future Tech est intéressé par votre offre. Après avoir examiné ses besoins, vous lui faites parvenir des documents marketing personnalisés, des témoignages et des fiches détaillées concernant vos produits. Il reconnaît la pertinence de votre offre et s'engage dans des discussions plus approfondies avec vous.

Contrats sur mesure faits en temps réel pour conclure une vente

Au cours des négociations, Future Tech demande une proposition de projet détaillée et un accord de non-divulgation du budget pour les activités des prochains mois. Vous acceptez ces demandes et, quelques minutes plus tard, vous lui envoyez une proposition de projet faite sur mesure, avec des données puisées de votre système de gestion des relations-clients, et un accord de non-divulgation, avec intégration de la signature électronique, qui permet au chef des services technologiques de Future Tech de signer le document à distance. Le caractère personnalisé de vos documents et la rapidité avec laquelle ils sont fournis sont grandement appréciés ; vous concluez la vente avec Future Tech, votre nouveau client.

Factures personnalisées sur demande pour maintenir la fidélité du client

Vous êtes en affaires avec Future Tech depuis six mois, lorsque vous constatez qu'il est en retard dans ses paiements. Lors d'un entretien téléphonique avec l'entreprise, vous découvrez que ces non-paiements sont le résultat d'une confusion interne quant aux détails et aux dates de facturation. Suivant cet entretien en direct, votre commis aux comptes à recevoir envoie une facture détaillée, présentant dans un fichier PDF tous les paiements non effectuées et d'autres renseignements pertinents. Encore une fois, la précision de vos factures et la rapidité avec laquelle vous répondez aux requêtes sur demande sont très appréciées et Future Tech demeure un client important pour votre organisation.

Avec la solution Xpertdoc, vous pouvez produire tout type de document, d'une infolettre personnalisée à un rapport sur mesure. Tel que le montre la situation exposée ici, la production de documents entièrement personnalisés assure que vous fournissez un service à la clientèle exceptionnel à toutes les étapes menant de la proposition à la vente, vous aidant à augmenter vos revenus et votre efficacité, et à réduire vos coûts.

Pour plus d'informations, visitez notre site web, contactez-nous ou, mieux encore, venez nous rencontrer au kiosque # 210, lors de la conférence Document Strategy Forum (29 avril - 1^er mai 2013) à Greenwich, aux États-Unis.

C'était la première fois que j'assistais à cet événement, qui m'a fait vivre une expérience d'apprentissage extrêmement enrichissante. En discutant avec des participants, j'ai découvert un besoin grandissant pour des logiciels intégrés aux différentes solutions Dynamics axées ERP. En réponse à cette tendance, Xpertdoc fournit - directement, mais aussi par l'intermédiaire de partenaires, tel que Jovaco - de multiples options d'intégration à Dynamics AX, NAV, GP et SL : interfaces utilisateur web, services web d'interface de programmation et intégration SQL d'applications administratives. Considérant le nombre de clients et partenaires qui souhaitent produire de meilleurs documents, plus vite, à partir de tels systèmes, Xpertdoc développe actuellement de nouveaux modules de connecteur qui permettront une intégration plus étroite, une implémentation simplifiée et une meilleure expérience utilisateur générale.

Les séminaires de Convergence étaient interactifs et bien menés, et constituaient de formidables sources de connaissance. J'ai beaucoup appris à propos de la popularité croissante de l'apprentissage social et mobile, et sur les manières dont les technologies mobiles augmentent l'engagement des clients, la collaboration interne et le partage de connaissances. La conférence, internationale - à l'image de la Nouvelle-Orléans, qui se compose d'un mélange excentrique de cultures, de races et de musique -, accueillait des exposants et des participants de compagnies d'Europe, d'Amérique du Sud, du Canada, d'Australie et de partout aux États-Unis.

Avec plus de 12 000 personnes déambulant dans l'espace d'exposition, le trafic à notre kiosque pouvait se comparer à la course du 1200 mètres : rapide et dangereux lors de la première et de la dernière journée, ralenti entre les deux. Des prospects ont confirmé haut et fort leur préférence pour les capacités uniques offertes par la solution Xpertdoc, particulièrement celles de sa solution intégrée à Dynamics CRM. Plusieurs ont remarqué une accélération des projets de production de documents, lorsqu'ils comparaient la solution Xpertdoc à celles de ses compétiteurs.

En considérant également les entretiens et les interactions avec des clients actuels, la conférence Convergence 2013 a été (comme à chaque année) prolifique. Ceux-ci ont partagé les gains dont ils profitent depuis qu'ils utilisent la solution Xpertdoc et ils étaient intéressés à explorer nos nouveaux modules et extensions (pour la gestion de contrats, l'impression à grand volume, la signature électronique, etc.), pour rehausser leurs applications Xpertdoc au sein de leur organisation. Plusieurs étaient emballés par les nouvelles capacités mobiles, offertes par l'interface rafraîchie du Portail Xpertdoc, qui amélioreront l'utilisation de Xpertdoc à l'extérieur du bureau. De plus, nos partenaires étaient présents en grand nombre. À notre kiosque, leurs équipes sont venues nous présenter leurs clients et les ont initiés aux capacités de Xpertdoc. Nous avons toujours grandement apprécié nos partenaires et cet événement a démontré la valeur que nous leur apportons en retour.

Bref, nous avons connu quatre journées géniales et avons hâte de nous reprendre l'année prochaine à Atlanta, aux États-Unis !

Contactez-nous dès aujourd'hui si vous voulez rejoindre notre groupe d'orientation-clients et/ou participer à notre projet pilote avancé. Visitez notre site web pour plus d'informations.

Un récent sondage mené par Strategy Meets Action (SMA) - une firme établie à Boston aux États-Unis offrant des services d'analyse et de consultation aux assureurs - a montré que 70 % des compagnies d'assurance prévoient augmenter leurs dépenses TI entre 2013 et 2016, et que de tels investissements visent l'optimisation des processus opérationnels de leur organisation, une analyse plus efficace des données, ainsi que le développement d'environnements TI flexibles et évolutifs.

Le webinaire « Digitalization Will Make Insurers More Agile » organisé par Gartner - une firme de recherche et de consultation spécialisée dans le domaine de la technologie et située à Stamford aux États-Unis - a quant à lui révélé que, même si 34 % des assureurs ont déjà investi dans des outils d'analyse de données, plusieurs d'entre eux ne détiennent toujours pas les moyens d'utiliser ces informations de manière à créer de la valeur pour les clients. Le personnel du service à la clientèle pourrait, par exemple, utiliser des données puisées dans un système de gestion des relations-clients, afin de personnaliser et distribuer toutes sortes de communications (plans de couverture, termes et conditions, relevés de facturation, etc.).

Avec la solution Xpertdoc, les utilisateurs peuvent facilement produire des documents de formats variés et les distribuer par différents canaux, amenant un accroissement des revenus, une augmentation de la productivité et une réduction des coûts. L'intégration étroite des technologies de production de documents de Xpertdoc aux systèmes d'assurance (réclamations, facturation, administration de polices, etc.) permet aux utilisateurs de générer des documents personnalisés par l'ajout de contenus existants ou nouveau. La production automatisée de documents peut être intégrée aux flux de travail déjà en place dans une organisation, tout comme la signature électronique peut facilement être insérée dans les gabarits des documents à produire pour simplifier les transactions à distance.

Considérons l'exemple d'un assureur santé, « InShure », qui possède une quantité importante de données sur des clients, données qu'il conserve dans son système de gestion des relations-clients. Certains clients d'InShure ont rapporté en retard la naissance d'un premier enfant, un changement affectant le format et le contenu de leur formulaire de police d'assurance (voir l'image ci-contre).

Ce formulaire de police d'assurance dynamique déplace automatiquement le contenu pour accommoder l'ajout de nouvelles données, par exemple lorsqu'un enfant est ajouté à la section « Personnes à charge ». Le formulaire tenant à l'origine sur une seule page en contient maintenant deux.

Avec la solution Xpertdoc, les clauses concernant des enfants peuvent être ajoutées aux formulaires de police d'assurance existants. Ces formulaires peuvent ensuite être personnalisés au moyen des renseignements gardés sur les clients, puis convertis en différents formats et distribués selon leurs préférences. En donnant de telles capacités à ses employés, InShure peut aisément mettre à jour les données sur ses clients et ainsi favoriser leur satisfaction.

Les changements dans les standards de conformité et les modifications constantes dans les données des clients soulignent le besoin d'une productivité accrue des systèmes TI. Xpertdoc offre une solution extrêmement efficace à quiconque souhaite profiter de cet avantage compétitif, dans un marché toujours plus compétitif.

Pour plus d'informations concernant la solution Xpertdoc, visitez notre site web ou contactez-nous.

Avant de regarder vers l'avant, permettez-moi de faire un bref bilan des accomplissements de 2012, une année qui pour Xpertdoc peut se résumer en trois mots : infonuagique, migration et réforme américaine de la santé (bon, ça fait cinq mots, mais vous comprenez ce que je veux dire !).

Notre solution infonuagique (cloud) a été lancée en 2011, mais c'est vraiment en 2012 qu'elle a pris son envol. En effet, nous avons eu le privilège de gagner la confiance de clients importants, en plus de voir notre solution mise à l'honneur dans la presse spécialisée et lors de plusieurs webinaires organisés et consacrés par Microsoft.





La migration des gabarits issus de systèmes patrimoniaux a toujours été une épine douloureuse dans les pieds des vendeurs de technologies de production de documents. Cependant, Xpertdoc a réussi à « craquer » le code avec un processus révolutionnaire - et en instance de brevet - qui permet de compléter ce type de projet jusqu'à dix fois plus rapidement qu'avec les approches traditionnelles. Un tel gain de productivité ouvre la voie à plusieurs projets de modernisation de systèmes d'entreprises, projets qui étaient au préalable inconcevables à cause des délais d'exécution très longs, des coûts prohibitifs et des risques associés.



Impossible de parler de l'année 2012 sans mentionner la réforme américaine du système de la santé et de son mandat, soit fournir une description uniformisée des prestations et couvertures. Sans commenter sur la réforme elle-même, il est clair qu'une réglementation imposant aux assureurs de mettre en œuvre un nouveau format de document en quelques mois représentait une opportunité unique de mettre en valeur les avantages distinctifs de la solution Xpertdoc. En effet, après seulement deux jours, notre solution était complète et disponible, conformément au format de document et au mandat gouvernemental, tandis qu'il a fallu des semaines aux vendeurs plus « traditionnels » pour figurer comment, ou même si il leur serait possible d'assister leurs clients de l'industrie de l'assurance. Il va sans dire que nous avons su tirer profit de cette opportunité pour acquérir de nouveaux clients majeurs et pour démontrer la valeur et les avantages d'une solution réellement moderne et flexible.





Bon ! Assez parlé du passé ; regardons maintenant ce que l'avenir nous réserve. Tout d'abord, le Portail Xpertdoc passe à une interface utilisateur plus fluide et plus prompte, développée en HTML 5. S'émancipant de Silverlight, notre solution sur place ou dans le cloud supporte désormais toute la panoplie de plateformes et appareils mobiles, notamment les iPhone, iPad, les téléphones et tablettes Android et Windows. Au-delà de la volonté de faire peau neuve, cette version facilite l'amélioration des processus d'affaires et l'accélération des transactions impliquant des documents (par exemple, des soumissions et des contrats).

Vient ensuite la refonte du Designer de gabarits Xpertdoc, refonte qui compte des améliorations importantes de l'interface utilisateur, une intégration plus étroite au Portail Xpertdoc et une accélération importante du processus de génération, permettant un volume de production de plus de 10 millions de documents par jour.

Parallèlement à ces innovations majeures, de plus en plus de contenus seront offerts par Xpertdoc directement : kits de gabarits pour gestionnaires de projets, formulaires gouvernementaux ou d'assurance, scénarios prédéterminés, connecteurs prêts à être utilisés avec vos solutions (sur place ou cloud) préférées, etc. Nous effectuons des investissements importants afin de contribuer à votre succès, en rendant facile et efficace la production de documents exceptionnels. 

Finalement, nous investissons massivement pour consolider les expertises et surtout pour étendre et améliorer notre programme de formation et de certification.

Comme vous pouvez le constater, nous vous concoctons de belles innovations pour 2013, s'appuyant sur des fondations solides afin de vous offrir des fonctionnalités qui vous permettront d'aller toujours plus loin.

Vous avez des suggestions d'intégration pour nos produits ? Vous avez un gabarit fantastique à offrir ou à vendre à notre communauté d'utilisateurs ou à nos partenaires ? Contactez-moi, j'ai hâte d'en discuter avec vous !