Histoires de client

L’automatisation pour accélérer les processus des RH et des ventes

Avantages

  • Amélioration de l'uniformité des documents
  • Accélération des processus liés aux documents
  • Gains d'efficacité
I.B.I.S., Inc
Peachtree Corners, GA, États-Unis
I.B.I.S., Inc. offre des solutions pour progiciel de gestion intégré (ERP), gestion des relations clients (CRM) et informatique décisionnelle (BI) aux distributeurs, manufacturiers et détaillants. Il se spécialise dans les solutions pour Microsoft Dynamics AX et CRM centrées sur les besoins des chaînes d’approvisionnement.

Xpertdoc est une solution d’automatisation et de production des documents qui dote les utilisateurs d’affaires de fonctionnalités à la fois robustes et conviviales, afin de simplifier, optimiser et automatiser leurs processus liés aux documents.

Défis

I.B.I.S. s’appuyait sur des processus manuels pour traiter ses documents de ressources humaines (RH) et de ventes. Les processus des RH impliquaient des tâches répétitives, comme les révisions annuelles du manuel de l’employé et des régimes de rémunération des employés. Le suivi de la distribution des manuels et la collecte de la signature des employés étaient nécessaires selon les normes de conformité, mais prenaient beaucoup de temps. Les modifications aux régimes de rémunération devaient être faites à la main, ce qui amenait des problèmes d’uniformité entre des centaines de documents. Au fur et à mesure que la compagnie grandissait, ces tâches devenaient de vrais casses-têtes.

Les processus des ventes d’I.B.I.S. impliquaient, quant à eux, la création d’ententes de confidentialité. Les représentants des ventes trouvaient un document d’entente sur leur propre ordinateur, faisaient les modifications nécessaires, et l’envoyaient à l’équipe de direction pour approbation. Le document approuvé était ensuite imprimé et envoyé au client potentiel pour signature, puis retourné à I.B.I.S. où il était copié et archivé. Finalement, une copie signée était réenvoyée au client. Toute cette paperasse non-uniforme coûtait temps et argent. De plus, puisque les ententes devaient être signées avant que les affaires puissent débutées, des délais de plusieurs jours pouvaient empêcher I.B.I.S. d’agir promptement sur une opportunité.

I.B.I.S. a entendu parler de Xpertdoc alors qu’il évaluait sa solution pour les besoins d’un client. Pour I.B.I.S., Xpertdoc est apparu comme la solution qui offrait toutes les fonctionnalités requises, et plus.

Nous devions poursuivre notre croissance, tout en continuant de servir nos clients de la manière qui a fait notre succès.

Dwight Specht
Chef des opérations chez I.B.I.S.

Solution

Automatiser les processus

Travaillant en étroite collaboration avec l’équipe d’I.B.I.S., Xpertdoc a installé sa solution de gestion des documents et formé le personnel d’I.B.I.S., afin que les RH et les ventes puissent tirer le maximum du logiciel et de leurs nouveaux processus automatisés. S’appuyant sur Microsoft Word, la solution Xpertdoc est simple à utiliser – les utilisateurs d’I.B.I.S. ont pu compter sur leurs aptitudes pour concevoir rapidement des modèles de document ayant tous les éléments requis, conformes aux normes de la compagnie, uniformes et préapprouvés par l’équipe de direction.

Les modèles Xpertdoc et leur intégration étroite aux signatures électroniques d’AssureSign sont au coeur des processus entièrement automatisés d’I.B.I.S., transformant les tâches manuelles et fastidieuses consistant à créer, réviser, distribuer et faire le suivi des documents, ainsi qu’à collecter des signatures, en activités gérées de façon efficace.

Xpertdoc a également centralisé l’archivage des documents de ventes d’I.B.I.S., tels que les ententes de confidentialité et les énoncés des travaux. Il a configuré un flux de travail pour accélérer les approbations, en plus des capacités de signature électronique. Les représentants des ventes peuvent remettre à leurs clients potentiels des documents approuvés, conformes et recueillir des signatures plus vite ; ce qui prenait auparavant plusieurs jours à compléter peut maintenant être accompli en quelques heures, avec une meilleure qualité et une uniformité assurée.

Des fonctionnalités sur mesure

I.B.I.S. voulait que ses processus automatisés incluent la capacité d’archiver les documents produits dans un répertoire sécurisé de Microsoft SharePoint. Cette fonctionnalité n’était pas comprise dans la solution Xpertdoc, mais son équipe était déterminée à rencontrer toutes les exigences d’I.B.I.S. ; la fonctionnalité a été rapidement développée.

I.B.I.S. demandait aussi la capacité de traiter des documents en lots, pour faciliter la création et la distribution des documents de RH, comme les manuels de l’employé, qui devaient être générés en grand volume et promptement. Cette fonctionnalité a été analysée, développée et déployée chez I.B.I.S. en quelques semaines.

Depuis, ces deux fonctionnalités font partie des capacités standards de la solution Xpertdoc, pour le bénéfice de ses clients.

Résultat

Les nouveaux processus entièrement automatisés – qui comprennent la conception de modèles, l’archivage centralisé, le traitement en lots et la signature électronique – ont amené des gains d’efficacité considérables, permettant aux employés des RH et des ventes d’I.B.I.S. de consacrer plus de temps à la croissance de l’organisation, plutôt qu’à des tâches administratives non-rentables. De plus, les modèles de document préapprouvés ont assuré la conformité aux normes d’I.B.I.S, l’uniformité à travers la compagnie et une meilleure qualité. I.B.I.S. continue d’implémenter la solution Xpertdoc dans d’autres départements.

En partenariat avec Xpertdoc, I.B.I.S. a développé une solution complète, composée de Microsoft Dynamics CRM, Xpertdoc et SharePoint. Plusieurs projets d’installation de cette offre sont en cours chez des clients d’I.B.I.S., amenant une nouvelle source de revenu pour la compagnie.

Étant donnée l’accélération actuelle du rythme des affaires, les organisations préfèrent dépenser l’argent des salaires et des profits pour des employés dont le travail contribue directement au revenu. L’automatisation des processus réduit le temps nécessaire aux employés pour traiter des documents, et ainsi peut avoir un impact positif sur l’efficacité et la rentabilité d’une compagnie. Et ce dans tous les secteurs d’activité.

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