Gestion de contenu
Simplifiez la gestion, l’archivage et la récupération de contenus numériques tels que des documents, formulaires et images.
Une gestion de contenu et un archivage efficaces
Le Content Manager de Xpertdoc est un répertoire sécurisé qui permet de maintenir et d’archiver des fichiers numériques, comme des documents et formulaires PDF, des documents terminés ou en cours, des logos, des images et des contenus multimédias. Chaque fichier peut être identifié à l’aide d’un formulaire de métadonnées, facilitant et accélérant la recherche et la récupération dans le répertoire.
Des fonctionnalités pour accélérer la recherche
Xpertdoc Content Manager offre aux utilisateurs d’affaires des fonctionnalités robustes qui accélèrent les résultats de recherche et améliorent les capacités de gestion de contenu.
Structure de dossiers
Le Content Manager contient des librairies dans lesquelles les utilisateurs peuvent archiver des fichiers numériques dans une structure de dossiers, semblable à celle d’un disque C:. Cette structure familière rend la navigation et le tri parmi les contenus rapides et faciles.
Formulaires de métadonnées
Chaque fichier archivé dans le Content Manager de Xpertdoc peut être lié à un formulaire de métadonnées créé au préalable. Les formulaires de métadonnées sont faits de champs simples, dans lesquels les utilisateurs saisissent des mots-clés et des descripteurs pouvant être employés pour rechercher et récupérer efficacement les documents, formulaires ou images associés.
Mappage des champs
Les champs d’un formulaire de métadonnées peuvent être mappés aux champs de données d’un document ; toute modification ou mise à jour d’un champ mappé, qu’elle soit effectuée dans le formulaire de métadonnées ou le document, est automatiquement appliquée au champ correspondant, assurant que les données sont toujours exactes et à jour.
Recherche dans le texte
Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches dans le texte des fichiers archivés dans le Content Manager. Les documents et formulaires apparaissent dans la fenêtre de recherche et peuvent être soit ouverts, soit montrés dans leur dossier, pour accélérer l’accès aux contenus pertinents.
Contrôle des versions
Les documents peuvent être extraits pendant le travail et archivés lorsqu’ils sont complétés. Cette fonction permet également aux utilisateurs de revoir et comparer les versions précédentes afin de voir où les changements ont été effectués, ce qui résulte en une amélioration de la qualité et de la conformité des documents.
Tirer profit des fichiers du Content Manager, à partir des applications Office
Le complément Xpertdoc pour Microsoft Office vous permet de bénéficier des fonctionnalités du Content Manager et bien plus, à partir des applications Office – Word, Excel, PowerPoint, et Outlook. Avec ce complément, vous pouvez facilement chercher parmi les contenus archivés dans le répertoire des images, des logos, des paragraphes préapprouvés, des contenus propres à différentes juridictions ou une terminologie alternative, et les insérer dans un document. Les versions précédentes d’un document ouvert dans une application Office peuvent rapidement être consultées, accélérant la comparaison et la révision.
Xpertdoc pour Office permet également de rechercher des sections de document ayant été étiquetées au préalable, de les importer dans d’autres documents et de les modifier au besoin, tout en préservant les renseignements personnalisés, pour une conformité et une exactitude accrues. Les utilisateurs d’affaires peuvent joindre un document complété à un courrier électronique, ainsi qu’archiver un document joint reçu par courrier électronique, en un seul clic à partir du complément Xpertdoc pour Microsoft Office.
Des ressources utiles sur la gestion de contenu
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