Gestion de contenu

Simplifiez la gestion, l’archivage et la récupération de contenus numériques tels que des documents, formulaires et images.

Xpertdoc Content Manager

Une gestion de contenu et un archivage efficaces

Le Gestionnaire de contenus de Xpertdoc est un répertoire sécurisé qui permet de maintenir et d’archiver des fichiers numériques, comme des logos, des documents et formulaires PDF, et des documents terminés ou en cours. Chaque fichier peut être identifié à l’aide d’un formulaire de métadonnées, facilitant et accélérant la recherche et la récupération dans le répertoire.

Xpertdoc Content Manager

Des fonctionnalités robustes pour accélérer la recherche

Le Gestionnaire de contenus Xpertdoc offre aux utilisateurs d’affaires des fonctionnalités robustes qui accélèrent les résultats de recherche et améliorent les capacités de gestion de contenu.

Structure de dossiers

Le Gestionnaire de contenus contient des librairies dans lesquelles les utilisateurs peuvent archiver des fichiers numériques dans une structure de dossiers, semblable à celle d’un disque C:. Cette structure familière rend la navigation et le tri parmi les contenus rapides et faciles.

Formulaires de métadonnées

Chaque fichier archivé dans le Gestionnaire de contenus peut être lié à un formulaire de métadonnées créé au préalable. Les formulaires de métadonnées sont faits de champs simples, dans lesquels les utilisateurs saisissent des mots-clés et des descripteurs pouvant être utilisés pour rechercher et récupérer efficacement les documents, formulaires ou images associés.

Mappage des champs

Les champs d’un formulaire de métadonnées peuvent être mappés aux champs de données d’un document ; toute modification ou mise à jour d’un champ mappé, qu’elle soit effectuée dans le formulaire de métadonnées ou le document, est automatiquement appliquée au champ correspondant, assurant que les données sont toujours exactes et à jour.

Recherche dans le texte

La recherche dans le texte est prise en charge par le Gestionnaire de contenus. Les documents et formulaires apparaissent dans la fenêtre de recherche et peuvent être soit ouverts, soit montrés dans leur dossier, pour accélérer l’accès aux contenus pertinents.

Contrôle des versions

Les documents peuvent être extraits pendant le travail et archivés lorsqu’ils sont complétés. Cette fonction permet également aux utilisateurs de revoir et comparer les versions précédentes afin de voir où les changements ont été effectués, ce qui résulte en une amélioration de la qualité et de la conformité des documents.

Tirer profit des fichiers du Gestionnaire de contenus, à partir des applications Office 365

Le complément Xpertdoc pour Microsoft Office 365 vous permet de bénéficier des fonctionnalités du Gestionnaire de contenus et bien plus, à partir des applications Office 365 – Word, Excel, PowerPoint, et Outlook. Avec ce complément, vous pouvez facilement chercher parmi les contenus archivés dans le répertoire des images, des logos, des paragraphes préapprouvés, des contenus propres à différentes juridictions ou une terminologie alternative, et les insérer dans un document. Les versions précédentes des documents peuvent rapidement être consultées, accélérant la comparaison et la révision.

Le complément Xpertdoc pour Office 365 permet également de rechercher des sections de document ayant été étiquetées au préalable, de les importer dans d’autres documents et de les modifier au besoin, tout en préservant les renseignements personnalisés, pour une conformité et une exactitude accrues. Les utilisateurs d’affaires peuvent joindre un document complété à un courrier électronique, ainsi qu’archiver un document joint reçu par courrier électronique, en un seul clic à partir du complément Xpertdoc pour Microsoft Office 365.

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