Adopter la modernisation pour une production efficace des documents

Technologie du projet

La solution Xpertdoc Enterprise est conçue pour les organisations ayant des processus uniques et complexes liés aux documents, leur permettant de créer, gérer et distribuer facilement et efficacement des documents hautement personnalisés, cohérents et de tous formats.

À propos d'Oxford

Oxford Properties Group est une division internationale d’investissement, de promotion et de gestion de l’immobilier, comptant plus de 2000 employés et près de 40 milliards $ de biens immobiliers, qu’il gère en son propre nom et au nom de ses copropriétaires et partenaires commerciaux.

Les défis

Oxford faisait face à des défis uniques en matière de production de documents. La complexité de ses contrats de location – et les impacts financiers qu’entraînaient les erreurs et délais – était énorme.

Des documents extrêmement complexes, tels que des baux pour des espaces industriels et commerciaux, devaient être révisés par les experts juridiques d’Oxford. En tant que responsables de la gestion du processus, ils devaient s’assurer que les baux (d’environ 60 pages) présentés aux locataires étaient complets et exacts. Mais l’équipe juridique ne pouvait apporter elle-même des modifications, même mineures, aux modèles de baux – l’utilisation du système de documents désuet d’Oxford demandait une expertise technique. Les requêtes pour des documents nouveaux ou modifiés étaient acheminées au département TI. Comme les programmeurs d’Oxford étaient impliqués dans plusieurs projets cruciaux de l’organisation, le temps de réponse pour ces requêtes était long.

Les espaces industriels et commerciaux laissés vacants tandis que les baux étaient rédigés, modifiés, révisés et approuvés signifiaient des pertes de revenus pour Oxford. Toute amélioration aux processus de gestion des documents permettrait à ses locataires d’occuper leurs locaux plus vite. Oxford a ainsi pris la décision d’adopter la solution moderne de Xpertdoc en remplacement de son système de documents désuet.

Nous avions deux critères indispensables pour notre nouveau système : assurer l'utilisation des plus récentes versions de nos modèles de baux et avoir la confiance que les utilisateurs autorisés puissent faire des changements en toute conformité, sans programmation. Xpertdoc rencontrait ces exigences.

Susan Wells
Directrice des technologies de l’information chez
Oxford

La solution

Créer des documents sans programmer

Intégré à Microsoft Word, Xpertdoc permet aux utilisateurs professionnels d’Oxford de s’appuyer sur leur expérience de Word pour être immédiatement confortable dans la création de modèles de baux conformes aux normes de l’organisation et aux réglementations. Après deux heures de formation, ils étaient en mesure de modifier les modèles et mettre les contenus à jour dans cet environnement familier, éliminant la dépendance aux ressources TI pour la création de ces documents cruciaux.

Les experts autorisés d’Oxford ont défini des règles d’affaires et des flux de travail sophistiqués pour la production automatisée de documents personnalisés. Ainsi, les utilisateurs peuvent facilement intégrer des données et conditions propres à chaque locataire, afin de générer des baux sur mesure ; ces baux sont par la suite envoyés automatiquement aux employés appropriés pour révision. Ce processus accéléré assure une distribution prompte et efficace, aux locataires, de baux personnalisés et exacts.

En plus d’offrir la simplicité d’utilisation et un environnement familier, Xpertdoc a rationalisé le nombre de modèles de baux d’Oxford. Après que la transition vers Xpertdoc ait été complétée, moins de 30 modèles se sont avérés nécessaires pour soutenir les affaires des branches du commerce de détail et des bureaux commerciaux – avec l’ancien système, Oxford maintenait plus de 200 modèles de documents pour ces branches. Ceci a réduit le risque de choisir le mauvais modèle et d’entraîner des délais coûteux, tout en simplifiant la gestion des documents.

Des défis uniques résolus

Certains locataires occupant plusieurs espaces gérés par Oxford avaient négocié des conditions particulières devant être incluses à tous leurs baux. Les fonctionnalités de Xpertdoc permettent d’identifier ces contenus sur mesure, appelés « clauses de préséance », et de les intégrer automatiquement aux baux en remplacement des clauses standards, amenant des économies de temps, une réduction des erreurs et l’assurance de la continuité des affaires.

Les fonctionnalités d’aperçu avant impression et de connexion à tout type d’imprimante ont donné à Oxford une grande flexibilité. Ne possédant pas de telles capacités, le système désuet occasionnait des délais, puisque la révision ne pouvait être effectuée avant l’impression des documents ; la solution Xpertdoc les a éliminés.

Les avantages

L’adoption et la formation des employés peuvent constituer de grands défis lorsque vient le temps de remplacer un système désuet par une solution plus moderne. Avec Xpertdoc et son intégration à Microsoft Word, ces deux obstacles étaient éliminés d’entrée de jeu. L’équipe d’experts juridiques d’Oxford était ravie de pouvoir s’appuyer sur sa connaissance de Word et de ne pas avoir à apprendre à utiliser un nouveau système. Les utilisateurs professionnels ont pu facilement créer et modifier des modèles de baux conformes, et les distribuer de façon efficace aux locataires, sans avoir à faire appel aux ressources TI.

L’élimination des modèles de document inutiles a réduit l’obsolescence et les doublons qui auraient pu entraîner des erreurs de non-conformité. L’équipe de Xpertdoc a su identifier les cas où la consolidation devait être effectuée ; elle a conçu quelques modèles dynamiques afin de remplacer de nombreux modèles statiques. Ce travail a simplifié la gestion des documents, et réduit le risque d’erreurs et les délais coûteux, tout en propulsant l’efficacité opérationnelle.

Le service reçu de Xpertdoc a été un facteur important dans la capacité d’Oxford à atteindre ses objectifs sans interrompre ses affaires en cours de transition. D’ailleurs, la transition s’est si bien passée qu’Oxford a entrepris d’utiliser la solution Xpertdoc pour d’autres branches plus tôt que prévu.

Toute organisation qui utilise des modèles de documents ayant à la fois des formulations standards et des informations variables obtiendra des bénéfices similaires à ceux dont profite Oxford depuis que nous avons décidé d'adopter la solution Xpertdoc. Je la recommande grandement.

Susan Wells
Directrice des technologies de l’information chez
Oxford

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