Coverys choisit Xpertdoc pour moderniser son système de documents

Technologie du projet

La technologie de migration brevetée de Xpertdoc convertit automatiquement les modèles et formulaires Mosaic, Calligo/IStream, JetForm, Eloquence, xPression et Microsoft Word, tout en préservant leurs propriétés – contenus, mises en forme et règles d’affaires.

À propos de Coverys

Coverys est une compagnie de premier plan qui fournit des produits et services d’assurance responsabilité professionnelle médicale aux assureurs santé, aux États-Unis. Il offre des solutions novatrices, des statistiques avancées, des conseils et des ressources, afin d’aider ses assurés à réduire les risques et améliorer les résultats.

Les défis

Le logiciel de gestion des documents qu’utilisait Coverys pour créer et maintenir sa bibliothèque de polices était devenu désuet, n’étant plus soutenu par son fournisseur. Celui-ci avait arrêté les mises à jour, les correctifs de bogues et problèmes critiques, ainsi que les alertes de sécurité. L’assureur devait trouver une solution de remplacement et gérer une transition vers un système de documents moderne, sans interrompre ses opérations ni entreprendre un long et fastidieux projet de migration.

Les systèmes développés à l’interne faisaient face aux mêmes défis. À un certain point, il était devenu trop coûteux pour Coverys de continuer à modifier et corriger son logiciel maison.

L’organisation a commencé à chercher un fournisseur de logiciel qui pourrait améliorer la fonction sur laquelle ses flux de travail cruciaux s’appuyaient. Dans la sphère de la gestion des documents, Xpertdoc offre de puissantes capacités pour aider ses clients à effectuer la transition.

La solution

Les exigences du projet

Coverys avait deux exigences fondamentales pour son nouveau logiciel.

  1. Le système devait reproduire de façon identique plus de 300 modèles de police d’assurance existants. La technologie de migration de Xpertdoc a donné à Coverys la capacité de convertir les documents patrimoniaux automatiquement. Bien qu’aucun outil de migration ne peut traiter tous les cas possibles, Xpertdoc raffine continuellement sa technologie brevetée et primée, afin qu’elle puisse s’adapter à l’environment particulier de chaque client.

    Le processus de migration conservait aussi la programmation des documents originaux, pour référence. Cette fonctionnalité a permis à Coverys d’effectuer des recherches concernant l’état des polices d’assurance avant la conversion à Xpertdoc. De plus, le nouveau système comprenait un portail permettant de suivre les étapes de migration ; cet outil est venu considérablement simplifier cette procédure difficile.
  2. Le système devait offrir des capacités d’impression avancées – le logiciel patrimonial ne pouvait se connecter qu’à une seule marque d’imprimantes. Hautement flexible, la solution moderne de Xpertdoc peut facilement être configurée pour n’importe quelle imprimante.

Xpertdoc a été en mesure de répondre à ces deux exigences fondamentales, et bien plus.

Dépasser les attentes

Coverys recherchait une solution moderne et flexible, qui pourrait être gérée par les utilisateurs professionnels plutôt que le personnel technique. L’interface du logiciel patrimonial ressemblait à Microsoft Word, mais ne possédait pas toutes les fonctions et nécessitait des connaissances spécialisées. S’appuyant sur la familiarité et la puissance de Word, Xpertdoc permet aux utilisateurs de bénéficier de fonctionnalités sophistiquées, notamment l’intégration de tableaux, nécessaire à plusieurs modèles de police.

Avec Xpertdoc, nous avons obtenu des avantages au-delà de l'étendue du projet, tout en respectant notre budget.

Bill Champion
Directeur, développement des produits et services chez
Coverys

Les avantages

La capacité de Xpertdoc à effectuer la migration des documents patrimoniaux de façon automatique a largement contribué au succès du projet de conversion de Coverys. Xpertdoc a réalisé la migration selon l’échéancier et sous le budget prévu. La transition a été complétée sans interruption et a amené des résultats supérieurs, tels que des documents de meilleure qualité et des coûts de services professionnels réduits.

L’équipe responsable du projet chez Coverys a été très satisfaite du travail de Xpertdoc. Elle a trouvé son équipe cordiale, accommodante et disponible, fournissant des explications lorsque demandées.

Après avoir complété son projet de conversion, Coverys se concentre sur la formation de ses employés au nouveau système de documents moderne, fourni par Xpertdoc. L’assureur a déjà identifié d’autres projets pour lesquels Xpertdoc pourrait lui venir en aide.

Xpertdoc a changé notre vie. Nous serons capables d'en faire tellement plus, parce que nous n'aurons plus à générer des fichiers pendant des heures. Merci !

Cait Merrigan
Superviseure, analyse des systèmes de souscription chez
Coverys

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