Produire des contrats rapidement grâce aux processus automatisés

Technologie du projet

Le Connecteur Xpertdoc pour Microsoft Dynamics 365/CRM et ses capacités de signature électronique intégrées permettent la création, la gestion et la distribution de documents hautement personnalisés en un seul clic, à partir de la plateforme Dynamics 365/CRM.

À propos d'ABC Financial

ABC Financial fournit un logiciel novateur de facturation et de gestion pour les centres de santé et conditionnement physique, avec la mission de maximiser les revenus de ses clients. Il offre des services complets de facturation et de gestion avancée, des programmes marketing sur mesure et un service à la clientèle inégalé.

Les défis

ABC Financial soutient les opérations de 6700 centres de santé et conditionnement physique à travers les États-Unis, Puerto Rico, le Canada, le Mexique et l’Europe. Mais avec la croissance viennent les défis. L’organisation avait du succès dans l’obtention de nouveaux clients, mais les processus de préparation des contrats et d’inscription des nouveaux clients étaient fastidieux et inefficaces.

Les contrats variaient grandement, comprenant entre 150 et 200 champs de données différents à remplir à la main. Le flux de travail en place nécessitait que les représentants des ventes saisissent les mêmes renseignements deux fois, soit une fois dans les documents et une autre fois dans le système Microsoft Dynamics CRM d’ABC Financial. De plus, beaucoup de clients de la compagnie opèrent de multiples centres. Les données et les clauses spécifiques à l’emplacement géographique devaient être ajoutées manuellement dans les documents, et ce pour chacun des centres d’un client mis sous contrat.

Parce que le processus d’inscription des nouveaux clients s’appuyait sur des documents ponctuels, le nombre de versions augmentait sans cesse. Il était difficile d’assurer que les représentants des ventes utilisaient la plus récente version d’un contrat. Apporter des changements aux conditions générales des contrats était une tâche extrêmement longue, en plus d’être quotidienne – ABC Financial effectuait en moyenne 50 à 60 révisions de document par jour. Plusieurs employés étaient impliqués dans la création et la révision des contrats, dont un administrateur gérant le flux de travail à temps plein.

Après avoir été présenté à Xpertdoc lors d’une conférence consacrée à Microsoft Dynamics CRM, ABC Financial a entrepris de remplacer ses processus manuels par les processus automatisés de Xpertdoc.

La solution

Des processus entièrement automatisés

Xpertdoc a analysé la variété de contrats utilisés chez ABC Financial et a été en mesure de rationaliser sa bibliothèque de documents de 20 modèles à trois. Les révisions et changements à ces modèles peuvent être effectués et publiés en une fraction du temps qu’il en fallait précédemment, assurant que les représentants des ventes présentent toujours aux clients les versions de contrats les plus récentes et conformes aux normes de l’organisation.

L’intégration étroite de Xpertdoc à Microsoft Dynamics CRM a simplifié le flux de travail manuel et fastidieux qui consistait à saisir les données en double, pour permettre aux représentants des ventes d’ABC Financial de consacrer plus de temps à des tâches productives, comme appeler des clients potentiels. Mais les améliorations aux processus ne se sont pas arrêtées à l’intégration des contrats à Dynamics CRM. Par l’analyse des données issues du système, Xpertdoc déclenche des processus complémentaires qui s’appuient sur des règles d’affaires configurées pour des situations particulières. Ces processus incluent la collecte et l’archivage sécuritaires de signatures électroniques via une intégration à AssureSign.

L'intégration des signatures électroniques d'AssureSign aux systèmes Xpertdoc et CRM d'ABC Financial est la touche finale. Les processus entièrement automatisés amènent des économies de temps et d'argent pour l'organisation, tout en créant une expérience simple et efficace pour l'utilisateur.

David W. Brinkman
Président et chef de la direction
d’AssureSign

De la production et distribution des documents à la signature électronique, les processus de préparation des contrats et d’inscription des nouveaux clients sont entièrement automatisés.

Fonctionnalité avancée, sur mesure

ABC Financial souhaitait automatiser des suivis auprès de ses clients, lesquels seraient déclenchés par des données collectées durant le processus de signature. L’équipe de Xpertdoc a examiné les exigences de la compagnie et a développé la fonctionnalité avancée, l’intégrant rapidement à la solution Xpertdoc pour répondre au besoin du client ; la fonctionnalité avancée a été fournie en quelques semaines et la solution complète a été implémentée selon l’échéancier prévu.

La flexibilité caractéristique des technologies de Xpertdoc lui permet de répondre aux besoins uniques de ses clients, même dans le secteur spécialisé des logiciels pour centres de santé et conditionnement physique.

Les avantages

La rationalisation de la bibliothèque de documents d’ABC Financial a amené des bénéfices immédiats, en réduisant la maintenance et en assurant l’uniformité. Le risque d’utiliser un document non-conforme – et d’avoir à tout recommencer une fois le processus enclenché – a aussi été éliminé.

La solution Xpertdoc intégrée à Microsoft Dynamics CRM a donné aux représentants des ventes d’ABC Financial de puissantes capacités d’intégration des données ; des contrats personnalisés, comprenant des données clients à jour, issues du système Dynamics CRM de l’organisation, peuvent être produits en quelques secondes. Les processus entièrement automatisés ont propulsé la productivité, permettant à l’équipe de ventes de se concentrer sur la croissance des affaires.

L’excellence des services – qualité, respect de l’échéancier et des exigences – reçus de l’équipe de Xpertdoc est digne de mention, selon ABC Financial. Le fait de savoir qu’il collaborait avec un partenaire partageant une même philosophie axée sur le service à la clientèle lui a donné la confiance d’entreprendre d’autres projets avec Xpertdoc.

Produire un seul contrat nous prenait plus d'une heure. C'est maintenant une tâche de dix secondes ; tout ce qu'on doit faire, c'est cliquer sur un bouton.

Kyle Childers
Directeur des technologies de vente chez
ABC Financial

Comme ABC Financial, dotez votre organisation de puissantes capacités d’automatisation et de production des documents, afin de créer, gérer et distribuer de meilleurs documents, plus vite.

Contactez-nous !