Une société immobilière obtient les bénéfices d'une solution infonuagique

Technologies du projet

Hébergée sur la plateforme infonuagique Microsoft Azure, la solution Xpertdoc Enterprise est conçue pour les organisations ayant des processus uniques et complexes liés aux documents, leur permettant de créer, gérer et distribuer facilement et efficacement des documents hautement personnalisés, cohérents et de tous formats.

À propos de Prologis

Prologis est un chef de file mondial dans l’immobilier industriel, possédant plus de 63 millions de mètres carrés dans 20 pays. La société loue des installations de distribution modernes aux manufacturiers, détaillants, compagnies de transport, fournisseurs de services logistiques et autres entreprises de distribution à grande échelle.

Les défis

Prologis gérait un portfolio d’environ 3300 installations industrielles à travers les Amériques, l’Europe et l’Asie, louant ses édifices à plus de 5200 clients. En Amérique du Nord seulement, les représentants des ventes de la société généraient des milliers de baux chaque année, desquels 80% demandaient l’attention de ses avocats. Prologis avait conçu une solution maison pour la création de ses baux, mais elle était fragile et difficile à maintenir, et a été éventuellement abandonnée ; en quelques années, les avocats étaient retournés à leur méthode consistant à copier des paragraphes tirés d’une bibliothèque de contenus.

Cette approche manuelle entraînait de longs délais, de l’inefficacité et des risques de non-conformité, résultant en pertes de revenu. Les représentants des ventes de Prologis devaient parfois remettre immédiatement un bail à un client potentiel afin de conclure la vente plus vite, mais ils ne le recevaient qu’après un délai de quelques jours. Ce délai était causé par le travail des avocats, qui devaient passer plusieurs heures à réviser la majorité des nouveaux baux – et ils répétaient sans cesse le même travail non-productif, y gaspillant des centaines d’heures à chaque année. De plus, le risque de causer des erreurs coûteuses au cours de ce processus manuel de création de baux était très élevé. Même une simple omission, comme oublier de joindre les documents d’assurance requis, pouvait potentiellement coûter des millions de dollars.

Prologis souhaitait une solution simple à utiliser, qui permettrait à ses représentants des ventes de sélectionner quelques options et remplir les renseignements principaux, pour ainsi obtenir instantanément des baux créés de façon automatique. La société avait aussi besoin d’une solution évolutive, qui pourrait être déployée sans l’implication de son équipe technique. Prologis s’est tourné vers Xpertdoc et sa solution infonuagique fondée sur Microsoft Azure, laquelle promettait d’être la plus rentable, et la plus simple à intégrer et utiliser.

La solution

Automatiser la création de milliers de baux

La solution Xpertdoc développée pour Prologis comprenait deux composants principaux : un module intégré à Microsoft Word pour la création de modèles de baux et un portail web pour la gestion centralisée de ces documents. Via le portail, les représentants des ventes de Prologis accèdent à des formulaires web associés aux modèles ; ces formulaires intelligents sont utilisés pour saisir les options et renseignements requis, afin de créer et générer automatiquement des baux personnalisés et pertinents pour chaque client.

À la demande de Prologis, Xpertdoc a conçu ses modèles de baux en conformité à ses normes corporatives. Deux semaines après l’analyse des exigences, la société obtenait sa nouvelle solution, prête à être utilisée sans le moindre risque d’erreurs par les représentants des ventes. Un représentant des ventes sélectionne un modèle préapprouvé et conforme, choisit les options appropriées et saisit tous les renseignements obligatoires, éliminant les risques d’omissions ou de fautes.

Microsoft Azure : une fondation solide

En plus d’une adoption rapide par les utilisateurs professionnels, Prologis voulait une solution évolutive dont le service serait ininterrompu. Xpertdoc avait choisi de fonder sa solution infonuagique sur Microsoft Azure, car cette plateforme assurait la disponibilité des services en tout temps et était évolutive. Microsoft Azure étant disponible via des centres de données situés partout dans le monde, Xpertdoc peut déployer sa solution tout près de ses clients, tandis qu’ils poursuivent leur croissance sur la scène mondiale. Ainsi, si Prologis veut étendre l’utilisation de la solution Xpertdoc au-delà de l’Amérique du Nord, Xpertdoc peut la déployer dans des centres de données en Europe ou en Asie, afin d’éviter la latence et les problèmes de performance.

Les avantages

En fondant sa solution infonuagique sur Microsoft Azure, Xpertdoc a été en mesure de fournir de façon rapide et rentable toutes les capacités demandées par Prologis : une solution de production automatisée de documents qui soit simple à utiliser et à maintenir, évolutive en fonction de la croissance mondiale des affaires et disponible en tout temps.

La solution infonuagique de Xpertdoc a amené à Prologis les avantages d’une intégration rapide, de coûts minimaux, de l’indépendance aux ressources techniques, mais aussi de gains d’efficacité, en permettant aux avocats de la société de sauver des centaines d’heures de travail répétitif par année. Prologis a transféré le contrôle de la création de baux à ses représentants des ventes, qui peuvent créer et générer facilement ces documents cruciaux, tout en demeurant confiants qu’ils sont conformes, pertinents et sans erreurs.

Nos représentants des ventes peuvent maintenant générer eux-mêmes des baux légalement approuvés, en une fraction du temps qu'il en fallait à nos avocats pour effectuer le même travail. Ceci nous aidera à conclure des ventes plus vite et, dans le cas où un client voudrait emménager immédiatement, à accélérer les revenus.

Jason Murphy
Premier vice-président et conseiller juridique chez
Prologis

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