SSQ Assurance rationalise la production de documents dans Dynamics 365

Technologie du projet

Le Connecteur Xpertdoc pour Microsoft Dynamics 365/CRM permet la création, la gestion et la distribution par tous les canaux de documents hautement personnalisés, en un seul clic à partir de la plateforme Dynamics 365/CRM.

À propos de SSQ Assurance

Avec un actif sous gestion de 11 milliards $, SSQ Assurance s’impose au Canada comme l’une des plus importantes compagnies de l’industrie. Chef de file en assurance collective, l’entreprise se démarque aussi par son expertise en assurance individuelle, en assurance de dommages et dans le secteur de l’investissement.

Les défis

Depuis sa fondation en 1944, SSQ Assurance a connu une croissance constante, faisant la promotion d’une philosophie centrée sur la collectivité et l’innovation dans les services. Un de ses plus récents projets d’innovation était de rationaliser la manière dont il créait les documents destinés aux clients, comme les lettres et contrats.

SSQ Assurance gérait manuellement ces importantes communications clients à l’aide de systèmes dépendants, employant des feuilles de calcul Microsoft Excel et des bases de données Access. En plus de l’inefficacité inhérente au processus et de la propension aux erreurs, les renseignements utilisés pour créer les documents personnalisés élevaient le risque d’incidents de sécurité pendant le transfert, par les employés, entre les différents systèmes. Pour améliorer l’efficacité opérationnelle et la conformité, accélérer les communications et, ultimement, augmenter la fidélisation des clients, la solution de production de documents avait besoin d’une mise à jour.

Lorsque l’équipe de SSQ Assurance a entrepris le changement, elle a établi un échéancier très ambitieux ; elle voulait migrer vers une solution moderne, flexible et évolutive en huit mois. Xpertdoc s’est démarqué comme étant le fournisseur de logiciel qui pouvait l’aider à atteindre son objectif.

La solution

Une solution prête à l’emploi

SSQ Assurance demandait que sa plateforme CRM, Microsoft Dynamics 365, soit au coeur du nouveau système de production de documents. Cette approche simplifierait et rationaliserait les processus de création et de distribution, et éliminerait les étapes manuelles. Xpertdoc comprend une connexion robuste à Dynamics 365, une interface simple à utiliser et de puissantes capacités pour la création de modèles, la gestion et la distribution ; c’était exactement ce dont la compagnie avait besoin pour rencontrer ses exigences et respecter son échéancier. La migration a pu débuter avec très peu d’intervention technique.

L’installation de Xpertdoc et la conversion du système de documents patrimonial ont été rapides et faciles, puisque le logiciel incluait déjà la majorité des fonctionnalités demandées par SSQ Assurance. Une seule configuration personnalisée a été nécessaire pour établir la connexion entre Xpertdoc et le système d’archivage de documents de l’organisation. Les capacités telles que la prise en charge de langues multiples et la distribution par tous les canaux ont été traitées au fur et à mesure. Riche en fonctionnalités, la solution Xpertdoc pour Dynamics 365 était prête à l’emploi presqu’immédiatement.

Une fois les employés de SSQ Assurance formés sur la création de modèles, ils ont pu opérer le nouveau système de façon quasi autonome. Dans les trois premiers mois suivant la conversion à Xpertdoc, ils ont produit plus de 3000 documents sans erreurs ni problèmes.

Nos utilisateurs sont ravis. Ils peuvent maintenant créer sur demande, en un seul clic, des documents personnalisés contenant des données variables.

Nicolas Rame
Analyste chez
SSQ Assurance

De l’ancien au moderne

Avec le système de documents patrimonial, les utilisateurs devaient télécharger les documents et les modifier manuellement. Les risques de perte de documents, de désordre dans les données, d’erreurs et de manque d’uniformité étaient élevés. Or, avec la nouvelle solution automatisée de Xpertdoc, les interventions manuelles et les erreurs qui les accompagnent ont disparu. Bien que les utilisateurs aient l’option de modifier les documents Microsoft Word générés au moyen de Xpertdoc, l’analyste Nicolas Rame souligne qu’il est rarement nécesssaire de le faire : « Dans les trois premiers mois d’utilisation de Xpertdoc, les utilisateurs ont seulement eu besoin d’intervenir trois fois. »

Un autre obstacle amené par le système patrimonial était la limite du nombre d’utilisateurs pouvant simultanément utiliser Microsoft Access; la base de données cessait soudainement de fonctionner lorsqu’elle était en marche dans de multiples environnements. La solution Xpertdoc pour Dynamics 365 élimine cette limitation, ainsi que les pertes de productivité découlant des interruptions soudaines de la base de données, en permettant l’ajout de n’importe quel nombre d’utilisateurs requis par une organisation.

SSQ Assurance imprime et poste à ses clients leurs documents personnalisés ; l’impression est le format le plus approprié pour rejoindre sa clientèle. Cependant, alors que les consommateurs se tournent de plus en plus vers les technologies mobiles, SSQ Assurance a identifié une opportunité d’augmenter l’engagement des clients et a commencé à investiguer des approches alternatives, pour le futur, notamment le courriel et la signature électronique. Le logiciel Xpertdoc comprend déjà des options de distribution par tous les canaux et des capacités de signature électronique. Ainsi, le système de production de documents sera prêt à rencontrer ces exigences.

Les avantages

À part une seule configuration personnalisée, la solution Xpertdoc pour Dynamics 365 comprenait la majorité des fonctionnalités demandées par SSQ Assurance. Presqu’immédiatement prêt à l’emploi, le logiciel a été rapidement installé et la conversion du système de documents patrimonial s’est déroulée sans heurt, permettant à l’organisation de respecter son ambitieux échéancier de huit mois. Les employés de SSQ Asssurance ont tout de suite été autonomes dans l’opération de la nouvelle solution et la création de documents hautement personnalisés et conformes, via des processus automatisés. Bien que du soutien technique soit disponible, ils ont eu peu besoin d’y faire appel. Un logiciel simple à utiliser, des processus automatisés et une formation complète ont réduit la nécessité de recourir à ces services professionnels après l’implémentation de la solution, augmentant la productivité.

De plus, la solution Xpertdoc a éliminé la limite du nombre d’utilisateurs et les interruptions soudaines de la base de données qu’elle entraînait. Infiniment évolutif et fiable, le logiciel moderne de production de documents peut être utilisé par n’importe quel nombre d’utilisateurs simultanés, pour ainsi assurer l’efficacité constante et soutenir la croissance de SSQ Assurance. Il inclut également des options de distribution par tous les canaux, notamment le courriel, le mobile, la messagerie texte, ainsi que la signature électronique ; lorsque la compagnie grandira encore, le système sera prêt pour l’inclusion de ces capacités à sa stratégie de communication, afin de lui permettre d’engager la conversation avec ses clients intergénérationnels d’une manière plus significative et de bâtir des relations durables.

La situation de SSQ Assurance n’est pas inhabituelle. Beaucoup d’organisations opèrent de multiples systèmes patrimoniaux pour la création et la distribution de documents internes et externes. Elles ont concocté des solutions avec les outils du moment, mais ces façons de faire ne peuvent répondre aux exigences d’aujourd’hui. La sécurité des données, la conformité des documents et les communications personnalisées sont des aspects importants, qui influent sur les relations d’une compagnie avec ses clients. Il en va de même d’une efficacité interne améliorée, assurant des réponses rapides et exactes. Une solution comme Xpertdoc permet aux organisations de moderniser et de rationaliser leurs processus de production de documents, tout en augmentant la fidélisation des clients. Et ce sans investissements astronomiques en temps et configurations personnalisées.

Comme SSQ Assurance, dotez votre organisation de puissantes capacités d’automatisation et de production des documents, afin de créer, gérer et distribuer de meilleurs documents, plus vite.

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