Coverys choisit Xpertdoc pour moderniser son système de documents

Technologie du projet

Xpertdoc - Document Automation

La technologie de migration brevetée de Xpertdoc convertit automatiquement les modèles et formulaires Mosaic, Calligo/IStream, JetForm, Eloquence, xPression et Microsoft Word, tout en préservant leurs propriétés – contenus, mises en forme et règles d’affaires.

À propos de Coverys

Coverys est une compagnie de premier plan qui fournit des produits et services d’assurance responsabilité professionnelle médicale aux assureurs santé, aux États-Unis. Il offre des solutions novatrices, des statistiques avancées, des conseils et des ressources, afin d’aider ses assurés à réduire les risques et améliorer les résultats.

Les défis

Le logiciel de gestion des documents qu’utilisait Coverys pour créer et maintenir sa bibliothèque de polices était devenu désuet, n’étant plus soutenu par son fournisseur. Celui-ci avait arrêté les mises à jour, les correctifs de bogues et problèmes critiques, ainsi que les alertes de sécurité. L’assureur devait trouver une solution de remplacement et gérer une transition vers un système de documents moderne, sans interrompre ses opérations ni entreprendre un long et fastidieux projet de migration.

Les systèmes développés à l’interne faisaient face aux mêmes défis. À un certain point, il était devenu trop coûteux pour Coverys de continuer à modifier et corriger son logiciel maison.

L’organisation a commencé à chercher un fournisseur de logiciel qui pourrait améliorer la fonction sur laquelle ses flux de travail cruciaux s’appuyaient. Dans la sphère de la gestion des documents, Xpertdoc offre de puissantes capacités pour aider ses clients à effectuer la transition.

La solution

Les exigences du projet

Coverys avait deux exigences fondamentales pour son nouveau logiciel. Le système devait reproduire de façon identique plus de 300 modèles de police d’assurance existants. La technologie de migration de Xpertdoc a donné à Coverys la capacité de convertir les documents patrimoniaux automatiquement. Bien qu’aucun outil de migration ne peut traiter tous les cas possibles, Xpertdoc raffine continuellement sa technologie brevetée et primée, afin qu’elle puisse s’adapter à l’environment particulier de chaque client. Le processus de migration conservait aussi la programmation des documents originaux, pour référence. Cette fonctionnalité a permis à Coverys d’effectuer des recherches concernant l’état des polices d’assurance avant la conversion à Xpertdoc. De plus, le nouveau système comprenait un portail permettant de suivre les étapes de migration ; cet outil est venu considérablement simplifier cette procédure difficile.

Le système devait également offrir des capacités d’impression avancées – le logiciel patrimonial ne pouvait se connecter qu’à une seule marque d’imprimantes. Hautement flexible, la solution moderne de Xpertdoc peut facilement être configurée pour n’importe quelle imprimante.

Xpertdoc a été en mesure de répondre à ces deux exigences fondamentales, et bien plus.

Dépasser les attentes

Coverys recherchait une solution moderne et flexible, qui pourrait être gérée par les utilisateurs professionnels plutôt que le personnel technique. L’interface du logiciel patrimonial ressemblait à Microsoft Word, mais ne possédait pas toutes les fonctions et nécessitait des connaissances spécialisées. S’appuyant sur la familiarité et la puissance de Word, Xpertdoc permet aux utilisateurs de bénéficier de fonctionnalités sophistiquées, notamment l’intégration de tableaux, nécessaire à plusieurs modèles de police.

Avec Xpertdoc, nous avons obtenu des avantages au-delà de l'étendue du projet, tout en respectant notre budget.

Bill Champion
Directeur, développement des produits et services chez
Coverys

Les avantages

La capacité de Xpertdoc à effectuer la migration des documents patrimoniaux de façon automatique a largement contribué au succès du projet de conversion de Coverys. Xpertdoc a réalisé la migration selon l’échéancier et sous le budget prévu. La transition a été complétée sans interruption et a amené des résultats supérieurs, tels que des documents de meilleure qualité et des coûts de services professionnels réduits.

L’équipe responsable du projet chez Coverys a été très satisfaite du travail de Xpertdoc. Elle a trouvé son équipe cordiale, accommodante et disponible, fournissant des explications lorsque demandées.

Après avoir complété son projet de conversion, Coverys se concentre sur la formation de ses employés au nouveau système de documents moderne, fourni par Xpertdoc. L’assureur a déjà identifié d’autres projets pour lesquels Xpertdoc pourrait lui venir en aide.

Xpertdoc a changé notre vie. Nous serons capables d'en faire tellement plus, parce que nous n'aurons plus à générer des fichiers pendant des heures. Merci !

Cait Merrigan
Superviseure, analyse des systèmes de souscription chez
Coverys

Comme Coverys, dotez votre organisation de puissantes capacités d’automatisation et de production des documents, afin de créer, gérer et distribuer de meilleurs documents, plus vite.

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COVID-19 update

The spread of COVID-19 continues to evolve and in this context, we wish to inform you that Xpertdoc is closely monitoring the situation and would like to inform you of the measures taken by our team to support its employees, customers and partners.

We do not foresee any impact on the delivery of our services and want to assure our customers that we are executing our continuity plans in order to ensure that our customers continue to receive our services without jeopardizing the safety and security of our personnel.

In accordance with the recommendations of government authorities, here are some of the measures being taken by Xpertdoc:

Remote work for all employees
Arrangements have already been made and we have requested that all our employees work from home. Our continuity plan includes a full deployment of remote work arrangements to ensure uninterrupted service to our clients and partners.

Hosting and cloud services
We have been assured by our suppliers that there are no known impacts to these services, and we are confident that we are able to effectively manage the delivery of our cloud services to all our customers.

Travel
We have cancelled all business travel until further notice for all our employees. If employees have or will travel for personnel reasons, they will be asked to respect the quarantine delay before participating in any business activities.

Events and gatherings
All our events have been postponed or cancelled. Our employees are no longer allowed to participate in any events, seminars or gatherings.

We are committed to providing the best possible service to our customers and partners, to ensure that you can continue digital communications with your own audience. In these critical moments if we can help please do not hesitate to contact us.

Regards,

The Xpertdoc Team

Mise à jour sur la COVID-19

La propagation de la COVID-19 continue d’évoluer et, dans ce contexte, nous souhaitons vous informer que Xpertdoc suit de près la situation et que notre équipe a pris des mesures pour soutenir ses employé(e)s, clients et partenaires.

Nous ne prévoyons aucun impact sur la prestation de nos services et voulons assurer nos clients que nous mettons en œuvre notre plan de continuité des affaires, afin de garantir que vous continuiez à recevoir nos services, sans compromettre la santé et la sécurité de notre personnel.

Conformément aux recommandations des autorités gouvernementales du Québec, voici quelques-unes des mesures prises par Xpertdoc :

Travail à distance pour tou(te)s les employé(e)s
Nous avons demandé à tou(te)s nos employé(e)s de travailler à domicile. Notre plan de continuité des affaires comprend des arrangements de travail à distance pour assurer un service ininterrompu à nos clients et partenaires.

Hébergement et services infonuagiques
Nos fournisseurs nous ont assuré qu’il n’y avait pas d’impacts connus sur les services d’hébergement et infonuagiques. Ainsi, nous sommes convaincus d’être en mesure de gérer efficacement la livraison de nos services infonuagiques à tous nos clients.

Voyages
Nous avons annulé tous nos voyages professionnels jusqu’à nouvel ordre, pour tou(te)s les employé(e)s. Si des employé(e)s ont voyagé ou doivent voyager pour des raisons personnelles, il(elle)s seront placé(e)s en quarantaine pour une durée de 14 jours, avant leur retour au travail.

Événements et rassemblements
Tous nos événements ont été reportés ou annulés. Nos employé(e)s ne sont plus autorisé(e)s à participer à des événements, séminaires ou rassemblements.

Nous nous engageons à fournir le meilleur service possible à nos clients et partenaires, afin de garantir que vous puissiez continuer vos opérations sans interruption. Dans ces moments critiques, nous sommes là pour vous aider. N’hésitez pas à communiquer avec nous si nécessaire.

Merci,

L’équipe Xpertdoc