GroupHEALTH propulse ses ventes avec les Smart Forms Xpertdoc

Technologie du projet

Digital Data Capture - Xpertdoc Smart Forms

Les Smart Forms Xpertdoc sont des formulaires web intelligents de collecte interactive des données, qui permettent à vos clients de saisir et soumettre des renseignements électroniquement, à travers un processus simple, rapide, meilleur et guidé.

À propos de GroupHEALTH

GroupHEALTH Benefit Solutions est un administrateur de régimes d’assurance collective, établi en Colombie-Britannique, au Canada. Il collabore avec des compagnies et associations à travers le pays, afin d’administrer des programmes d’assurance collective médicale, dentaire, invalidité et vie, pour ses adhérents.

Les défis

GroupHEALTH utilisait un processus d’adhésion manuel, appuyé par des formulaires papier, qui avait un impact négatif sur l’expérience des clients, et était fastidieux et inefficace.

GroupHEALTH imprimait et distribuait ses formulaires d’adhésion pour inscrire les employés de ses clients (adhérents) à leur régime d’assurance collective. Les adhérents devaient remplir les longs formulaires papier et les retourner à leur employeur. Puis, ces formulaires étaient envoyés à GroupHEALTH, où les renseignements étaient entrés dans sa base de données. Ce processus manuel entraînait fréquemment des erreurs. Les employés de GroupHEALTH et les administrateurs des régimes d’assurance collective devaient chercher et résoudre les renseignements manquants ou conflictuels. Dans bien des cas, l’écriture illisible rendait difficile la saisie des données exactes.

L’organisation a réalisé qu’elle pourrait améliorer l’expérience des adhérents et économiser de l’argent, en effectuant un virage numérique par l’implantation d’un processus automatisé et intelligent. Elle a appelé Xpertdoc afin d’obtenir de l’aide dans la résolution de ses défis.

La difficulté à lire des formulaires remplis à la main peut avoir des conséquences graves. Un adhérent peut se voir refuser la couverture d'un médicament par la pharmacie si son nom ne correspond pas à celui fourni par l'assureur. Cela cause du stress inutile et crée des impressions négatives.

Jim Moore
Chef des opérations chez
GroupHEALTH

La solution

Les Smart Forms amènent de grandes améliorations

GroupHEALTH a implémenté une solution moderne s’appuyant sur la technologie Smart Form de Xpertdoc. Durant la période d’adhésion, les adhérents reçoivent par courriel une invitation qui comprend un lien vers les formulaires web pertinents. Les Smart Forms guident les adhérents dans le processus en ligne, collectant tous les renseignements nécessaires et résolvant les données conflictuelles en temps réel.

Contrairement aux formulaires papier normalisés – qui causaient de la confusion lorsque les adhérents recevaient des informations sur des couvertures qui n’étaient pas offertes par leur employeur –, les Smart Forms Xpertdoc ne présentent pas de contenus qui ne sont pas liés aux régimes spécifiques des adhérents.

La solution d’adhésion en ligne réduit aussi le risque d’erreurs, les documents n’étant plus écrits à la main et le système alertant automatiquement les adhérents si des renseignements sont manquants. Les Smart Forms identifient les incohérences, par exemple lorsqu’un adhérent sélectionne une couverture familiale, mais omet de fournir les renseignements de ses personnes à charge.

Propulser les ventes de couvertures optionnelles

Xpertdoc et ses Smart Forms ont également aidé GroupHEALTH dans ses efforts de ventes de couvertures optionnelles. Avec l’ancien processus, les adhérents devaient remplir des formulaires papier supplémentaires pour souscrire des produits optionnels. Ces formulaires demandaient les mêmes renseignements que les formulaires d’adhésion de base, obligeant les adhérents à réécrire encore une fois tous leurs renseignements. Souvent, les adhérents ne comprenaient pas les avantages des couvertures optionnelles ou ignoraient les formulaires. Sans surprise, les ventes de tels produits étaient très basses.

Avec la solution d’adhésion en ligne, les adhérents visionnent une vidéo qui explique en deux minutes les avantages des couvertures optionnelles offertes. Les Smart Forms calculent les coûts des produits, lesquels peuvent être déduits de la paie des adhérents. Aucun renseignement supplémentaire ne doit être fourni pour obtenir les couvertures optionnelles.

Les avantages

Le processus d’adhésion accéléré s’appuyant sur les Smart Forms Xpertdoc permet à GroupHEALTH d’offrir une meilleure expérience client, de traiter plus de clients en moins de temps durant la période d’achalandage, et de fournir plus vite l’assurance aux adhérents. L’organisation estime que dans les deux premiers mois, elle a réduit ses coûts de gestion des adhésions de 20% à 25%. Les avantages du processus d’adhésion en ligne ont incité GroupHEALTH à implémenter la solution dans tous ses départements.

De plus, la technologie Smart Form a éliminé un des obstacles majeurs aux ventes de couvertures optionnelles : la saisie en double des renseignements. La vidéo explicative a éliminé l’autre : les avantages mal communiquées. Les ventes de couvertures optionnelles ont ainsi augmenté de 5000%, devenant une source de revenu non négligeable pour GroupHEALTH et ses courtiers.

L’assurance santé est seulement un exemple d’industrie où les améliorations aux processus de gestion des formulaires peuvent entraîner des bénéfices considérables. Toute entreprise utilisant des méthodes manuelles pour traiter les inscriptions de ses clients observera des gains similaires. Les Smart Forms peuvent réduire les coûts, améliorer la qualité, accélérer les approbations et augmenter la satisfaction des clients. La capacité d’incorporer des vidéos informatives permet aux organisations de clarifier certaines situations ou offres, et ce au moment qui compte le plus – lorsque les clients sont activement engagés.

Comme GroupHEALTH, dotez votre organisation de puissantes capacités d’automatisation et de production des documents, afin de créer, gérer et distribuer de meilleurs documents, plus vite.

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