Wellspring Software transforme ses processus complexes à partir de SugarCRM

Technologie du projet

XperiDo pour Sugar est une solution de production des documents intégrée à SugarCRM. Ce complément robuste et complet automatise la création, la distribution et l’archivage de documents d’affaires personnalisés et convaincants, à partir de la plateforme SugarCRM.

À propos de Wellspring Software

Chez Wellspring Software, le désir de répondre aux besoins de nos clients a toujours guidé le développement de notre produit, PrintBoss. Depuis la première vente de PrintBoss en mars 1990, nous améliorons les capacités des organisations pour l’impression, l’envoi par courriel et l’archivage de documents de comptabilité, tout en demeurant conformes aux exigences de sécurité les plus strictes.

Les défis

PrintBoss de Wellspring Software est un produit qui permet aux clients d’imprimer des chèques pour différents comptes de banque, sur un seul lot de chèques en blanc, éliminant la nécessité d’avoir des lots de chèques préimprimés pour chacun de ces comptes. Il s’intègre aux systèmes de comptabilité les plus courants, afin de faciliter et d’accélérer l’impression.

La compagnie vend le logiciel et les lots de chèques en blanc. Lors d’une journée moyenne, Wellspring Software reçoit entre 50 et 100 commandes de lots de chèques. Les commandes sont effectuées via le web, courriel ou téléphone, et sont enregistrées dans SugarCRM, la plateforme CRM utilisée par l’organisation.

Pour traiter les commandes quotidiennes, l’équipe de Wellspring Software devait se rendre à la section « Detail » de chacun des enregistrements et télécharger les versions PDF des chèques commandés. Elle pouvait les imprimer toutes en même temps à partir d’un dossier Windows où elles étaient sauvegardées automatiquement, mais ne pouvait les placer dans le bon ordre. Ce processus manuel n’était pas aussi efficace que Wellspring Software le souhaitait, son équipe ayant à répéter continuellement les mêmes tâches et perdant un temps précieux à trier les fichiers. Dans l’objectif d’économiser du temps et de l’argent, la compagnie a entrepris de transformer son processus de traitement des commandes avec XperiDo pour Sugar.

La solution

Un processus nouveau et efficace

La solution XperiDo est étroitement intégrée à Sugar, ce qui permet à l’équipe de Wellspring Software d’effectuer efficacement toutes les étapes du processus de traitement des commandes dans l’environnement CRM. À partir de la section « List » des commandes du jour, un employé peut rapidement générer le document de commande de chacun des enregistrements ; tous les documents sont automatiquement assemblés en un seul fichier PDF, dans l’ordre exact où ils apparaissent dans la section « List » de SugarCRM. Le document résultant est envoyé à l’impression, en un seul clic depuis XperiDo pour Sugar.

L'utilisation de XperiDo dans ce processus nous permet d'économiser 45 minutes à une heure complète par jour.

Graham Neale
Directeur du marketing chez
Wellspring Software

Amener les bénéfices aux renouvellements de contrats

Wellspring Software a étendu l’utilisation de la solution XperiDo à son processus de renouvellement de contrats. Avant, les employés créaient les documents de renouvellement de contrat au moyen d’un outil de production de rapports qui n’était pas entièrement intégré à SugarCRM. Par conséquent, les capacités de production des documents étaient limitées – des fonctions telles qu’envoyer un document par courriel n’étaient pas prises en charge.

À partir du module Accounts de Sugar, les employés de Wellspring Software utilisent XperiDo pour créer facilement des contrats de renouvellement hautement personnalisés, qui incorporent des données issues des comptes clients et des modules associés. Le modèle de contrat de renouvellement a été créé au préalable avec le Template Builder de XperiDo, un outil intégré à Microsoft Word qui facilite la création de modèles de document dynamiques, personnalisés et d’apparence professionnelle.

Les documents générés sont automatiquement joints aux courriels et envoyés aux clients auxquels ils sont destinés. Le processus entier est optimisé et automatisé ; de la création à la distribution, tout ce fait en seulement quelques clics dans SugarCRM.

Les avantages

Les nouveaux processus de traitement des commandes et de renouvellement de contrats de Wellspring Software ont amené des gains d’efficacité. Étroitement intégré à SugarCRM, XperiDo a permis à l’organisation de créer, générer, imprimer et distribuer des documents d’affaires cruciaux, sans quitter la plateforme CRM. Des fonctionnalités additionnelles automatisées assembler plusieurs fichiers PDF, incorporer des données des modules de Sugar, envoyer des documents à l’impression ou par courriel ont rationalisé et accéléré ces processus, économisant aux employés de Wellspring Software des centaines de clics (et de minutes) par jour.

L’équipe a également trouvé la solution XperiDo très simple à utiliser. Lors de l’emploi du Template Builder de XperiDo, elle a pu compter sur ses connaissances de Microsoft Word et sur une documentation claire pour créer un modèle de contrat professionnel comprenant des conditions complexes.

Wellspring Software considère maintenant amener sa transformation un peu plus loin, en automatisant le processus de signature électronique au moyen de l’outil DocuSign intégré à XperiDo.

C'est génial de travailler avec XperiDo pour Sugar et nous étendrons définitivement notre utilisation du produit, alors que nous continuons nos efforts pour transformer la façon dont nous interagissons avec nos clients.

Graham Neale
Directeur du marketing chez
Wellspring Software

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