Automatisation et production des documents pour les nuls : le guide pour choisir la bonne solution

Lorsqu’on prépare nos valises pour partir en escapade un weekend, il est difficile de savoir exactement quoi amener. On ne veut pas en amener trop, mais on ne veut pas en manquer non plus.

Il en va de même lorsque vient le temps de choisir une solution d’automatisation et de production des documents. Comme la majorité des entreprises compétitives qui produisent un grand nombre de documents destinés aux clients, vous êtes probablement intéressé par une solution logicielle moderne, spécialisée dans la création, la gestion, l’archivage et la distribution « omni-canale » de communications personnalisées.

La panoplie de solutions disponibles rend le choix difficile, voire accablant. Mais ne vous cassez plus la tête ; nous avons créé une liste de six aspects à considérer lorsque vous évaluerez différentes solutions d’automatisation et de production des documents. Ils sont en quelque sorte vos essentiels de voyage.

  1. Création de modèles : La capacité de créer des documents et formulaires dynamiques, qui incluent des données sur les clients, est un incontournable. Xpertdoc offre un outil de création de modèles (gabarits) intégré à Microsoft Word et simple à utiliser. Les utilisateurs professionnels peuvent créer des modèles à la fois sophistiqués et attrayants, servant à générer des documents personnalisés et convaincants.
  2. Flux automatisés : Une fois un modèle complété, le document correspondant est prêt à être généré. Une bonne solution d’automatisation et de production des documents offrira la capacité de configurer des flux de travail et des processus de génération des documents automatisés, éliminant les processus manuels inefficaces. Ces flux et processus doivent aussi permettre l’incorporation de données aux documents en cours d’exécution. Ceci est utile lorsque de grands volumes de documents comprenant peu de données doivent être produits, comme des déclarations annuelles pour les assurés.
  3. Collecte de données : La majorité des clients ne veut plus recevoir de longs formulaires papier à remplir et retourner par la poste, mais plutôt avoir l’option de les soumettre de façon électronique. Une bonne solution d’automatisation et de production des documents devrait permettre de collecter des informations sur les clients à travers des processus entièrement électronique, ainsi que d’utiliser ces données pour produire des documents hautement personnalisés. Avec les formulaires web Smart Forms de Xpertdoc, des tâches telles que compléter des contrats et formulaires d’adhésion, ajouter des produits ou services à un compte client, ou encore mettre à jour les informations d’un client, peuvent être faites électroniquement, sans paperasse ni retranscription des données.
  4. Compatibilité mobile : Bienvenue au 21e siècle, où les gens soumettent des réclamations à partir de leur appareil mobile, 24/7. Une solution d’automatisation et de production des documents moderne sera compatible avec les appareils mobiles, afin que des documents d’affaires cruciaux puissent être créés, modifiés, négociés et signés n’importe où, n’importe quand. Ceci est utile lors de l’achat d’une maison, par exemple. Si la signature de documents d’hypothèque doit être effectuée avant 17 h et que l’acheteuse est au travail, celle-ci peut simplement prendre une courte pause pour signer électroniquement les documents via son téléphone.
  5. Répertoire centralisé : La capacité d’entreposer des documents générés dans un répertoire centralisé et sécuritaire, permettant la recherche rapide, comme Microsoft SharePoint, est non négligeable. Cette fonction peut améliorer l’expérience client, puisque toute l’information concernant un client sera se trouve à une seule et même place ; plus question de mettre un client en attente, pendant que l’on cherche des documents dans un océan de fichiers.
  6. Options de distribution : Des options de distribution par tous les canaux – web, courriel, SMS, courrier, fax, etc. – sont primordiales, afin de répondre aux préférences des clients et d’améliorer leur expérience.

Vous n’avez pas à amener le lavabo de la cuisine pour avoir tout ce qu’il vous faut pour partir. Ces six aspects essentiels d’une solution d’automatisation et de production des documents puissante et moderne sont tout ce qu’il vous faut pour générer des documents hautement personnalisés, plus vite. Et Xpertdoc les possède tous.

Pour télécharger votre copie gratuite de notre Guide d’Xpert en matière d’automatisation et de production des documents, cliquez ici. Et pour en savoir plus sur les produits de Xpertdoc, suivez-nous sur Twitter : @xpertdoc@pamelavelentzas

Document Generation and Flow Automation for Dummies