Automatisation et production des documents pour les nuls : le guide pour choisir la bonne solution

Lorsqu’on prépare nos valises pour partir en escapade un weekend, il est difficile de savoir exactement quoi amener. On ne veut pas en amener trop, mais on ne veut pas en manquer non plus.

Il en va de même lorsque vient le temps de choisir une solution d’automatisation et de production des documents. Comme la majorité des entreprises compétitives qui produisent un grand nombre de documents destinés aux clients, vous êtes probablement intéressé par une solution logicielle moderne, spécialisée dans la création, la gestion, l’archivage et la distribution « omni-canale » de communications personnalisées.

La panoplie de solutions disponibles rend le choix difficile, voire accablant. Mais ne vous cassez plus la tête ; nous avons créé une liste de six aspects à considérer lorsque vous évaluerez différentes solutions d’automatisation et de production des documents. Ils sont en quelque sorte vos essentiels de voyage.

  1. Création de modèles : La capacité de créer des documents et formulaires dynamiques, qui incluent des données sur les clients, est un incontournable. Xpertdoc offre un outil de création de modèles (gabarits) intégré à Microsoft Word et simple à utiliser. Les utilisateurs professionnels peuvent créer des modèles à la fois sophistiqués et attrayants, servant à générer des documents personnalisés et convaincants.
  2. Flux automatisés : Une fois un modèle complété, le document correspondant est prêt à être généré. Une bonne solution d’automatisation et de production des documents offrira la capacité de configurer des flux de travail et des processus de génération des documents automatisés, éliminant les processus manuels inefficaces. Ces flux et processus doivent aussi permettre l’incorporation de données aux documents en cours d’exécution. Ceci est utile lorsque de grands volumes de documents comprenant peu de données doivent être produits, comme des déclarations annuelles pour les assurés.
  3. Collecte de données : La majorité des clients ne veut plus recevoir de longs formulaires papier à remplir et retourner par la poste, mais plutôt avoir l’option de les soumettre de façon électronique. Une bonne solution d’automatisation et de production des documents devrait permettre de collecter des informations sur les clients à travers des processus entièrement électronique, ainsi que d’utiliser ces données pour produire des documents hautement personnalisés. Avec les formulaires web Smart Forms de Xpertdoc, des tâches telles que compléter des contrats et formulaires d’adhésion, ajouter des produits ou services à un compte client, ou encore mettre à jour les informations d’un client, peuvent être faites électroniquement, sans paperasse ni retranscription des données.
  4. Compatibilité mobile : Bienvenue au 21e siècle, où les gens soumettent des réclamations à partir de leur appareil mobile, 24/7. Une solution d’automatisation et de production des documents moderne sera compatible avec les appareils mobiles, afin que des documents d’affaires cruciaux puissent être créés, modifiés, négociés et signés n’importe où, n’importe quand. Ceci est utile lors de l’achat d’une maison, par exemple. Si la signature de documents d’hypothèque doit être effectuée avant 17 h et que l’acheteuse est au travail, celle-ci peut simplement prendre une courte pause pour signer électroniquement les documents via son téléphone.
  5. Répertoire centralisé : La capacité d’entreposer des documents générés dans un répertoire centralisé et sécuritaire, permettant la recherche rapide, comme Microsoft SharePoint, est non négligeable. Cette fonction peut améliorer l’expérience client, puisque toute l’information concernant un client sera se trouve à une seule et même place ; plus question de mettre un client en attente, pendant que l’on cherche des documents dans un océan de fichiers.
  6. Options de distribution : Des options de distribution par tous les canaux – web, courriel, SMS, courrier, fax, etc. – sont primordiales, afin de répondre aux préférences des clients et d’améliorer leur expérience.

Vous n’avez pas à amener le lavabo de la cuisine pour avoir tout ce qu’il vous faut pour partir. Ces six aspects essentiels d’une solution d’automatisation et de production des documents puissante et moderne sont tout ce qu’il vous faut pour générer des documents hautement personnalisés, plus vite. Et Xpertdoc les possède tous.

Pour télécharger votre copie gratuite de notre Guide d’Xpert en matière d’automatisation et de production des documents, cliquez ici. Et pour en savoir plus sur les produits de Xpertdoc, suivez-nous sur Twitter : @xpertdoc@pamelavelentzas

Document Generation and Flow Automation for Dummies

COVID-19 update

The spread of COVID-19 continues to evolve and in this context, we wish to inform you that Xpertdoc is closely monitoring the situation and would like to inform you of the measures taken by our team to support its employees, customers and partners.

We do not foresee any impact on the delivery of our services and want to assure our customers that we are executing our continuity plans in order to ensure that our customers continue to receive our services without jeopardizing the safety and security of our personnel.

In accordance with the recommendations of government authorities, here are some of the measures being taken by Xpertdoc:

Remote work for all employees
Arrangements have already been made and we have requested that all our employees work from home. Our continuity plan includes a full deployment of remote work arrangements to ensure uninterrupted service to our clients and partners.

Hosting and cloud services
We have been assured by our suppliers that there are no known impacts to these services, and we are confident that we are able to effectively manage the delivery of our cloud services to all our customers.

Travel
We have cancelled all business travel until further notice for all our employees. If employees have or will travel for personnel reasons, they will be asked to respect the quarantine delay before participating in any business activities.

Events and gatherings
All our events have been postponed or cancelled. Our employees are no longer allowed to participate in any events, seminars or gatherings.

We are committed to providing the best possible service to our customers and partners, to ensure that you can continue digital communications with your own audience. In these critical moments if we can help please do not hesitate to contact us.

Regards,

The Xpertdoc Team

Mise à jour sur la COVID-19

La propagation de la COVID-19 continue d’évoluer et, dans ce contexte, nous souhaitons vous informer que Xpertdoc suit de près la situation et que notre équipe a pris des mesures pour soutenir ses employé(e)s, clients et partenaires.

Nous ne prévoyons aucun impact sur la prestation de nos services et voulons assurer nos clients que nous mettons en œuvre notre plan de continuité des affaires, afin de garantir que vous continuiez à recevoir nos services, sans compromettre la santé et la sécurité de notre personnel.

Conformément aux recommandations des autorités gouvernementales du Québec, voici quelques-unes des mesures prises par Xpertdoc :

Travail à distance pour tou(te)s les employé(e)s
Nous avons demandé à tou(te)s nos employé(e)s de travailler à domicile. Notre plan de continuité des affaires comprend des arrangements de travail à distance pour assurer un service ininterrompu à nos clients et partenaires.

Hébergement et services infonuagiques
Nos fournisseurs nous ont assuré qu’il n’y avait pas d’impacts connus sur les services d’hébergement et infonuagiques. Ainsi, nous sommes convaincus d’être en mesure de gérer efficacement la livraison de nos services infonuagiques à tous nos clients.

Voyages
Nous avons annulé tous nos voyages professionnels jusqu’à nouvel ordre, pour tou(te)s les employé(e)s. Si des employé(e)s ont voyagé ou doivent voyager pour des raisons personnelles, il(elle)s seront placé(e)s en quarantaine pour une durée de 14 jours, avant leur retour au travail.

Événements et rassemblements
Tous nos événements ont été reportés ou annulés. Nos employé(e)s ne sont plus autorisé(e)s à participer à des événements, séminaires ou rassemblements.

Nous nous engageons à fournir le meilleur service possible à nos clients et partenaires, afin de garantir que vous puissiez continuer vos opérations sans interruption. Dans ces moments critiques, nous sommes là pour vous aider. N’hésitez pas à communiquer avec nous si nécessaire.

Merci,

L’équipe Xpertdoc