Avez-vous une stratégie de communications clients ?

Les compagnies d’assurance reconnaissent la valeur qu’apportent la modernisation, l’intégration et l’automatisation des communications clients. Elles mettent en place des processus pour atteindre leurs clients à travers des canaux variés, et travaillent intensivement afin de répondre à leurs demandes de communications personnalisées. Ce qui est difficile, c’est de savoir comment rationaliser tout ça. Les environnements de production de communications clients sont plus dispersés que jamais, rendant les améliorations malaisées.

Où en sommes-nous aujourd’hui ?

La première étape pour décider de l’approche appropriée à adopter lors d’un remaniement de stratégie de communications clients est l’évaluation de son état actuel. Ceci n’est pas une mince affaire. Les tentatives effectuées par les différents départements pour répondre à ce besoin de communications personnalisées ont souvent mené à l’implantation d’outils et de systèmes de composition de documents multiples et déconnectés. Plusieurs d’entre eux sont répétés. La connaissance des exigences et capacités que doivent remplir ces systèmes de documents est largement compartimentée. Les inefficacités sont courantes.

Quelles sont les options ?

Une fois l’état actuel évalué, les organisations se trouvent devant de nombreuses options leur permettant de faire de leur projet de communications clients intégrées et efficaces une réalité. Elles peuvent développer une solution « maison », adapter un outil existant tel qu’un système CRM, ou investir dans une solution de gestion des communications clients (CCM) disponible sur le marché.

La plupart des compagnies d’assurance comprennent que le développement d’une infrastructure centralisée, qui soutiendra une stratégie de communications flexible, est un projet extrêmement complexe. Les changements affecteront presque tous les départements, en plus des centres de services régionaux et des agents.

Même s’ils ne constituent pas le coeur d’une stratégie de communications améliorée, les systèmes CRM feront nécessairement partie du plan. Ceux-ci collectent et rassemblent des données sur les relations, les transactions et l’historique de correspondance avec les clients. Toutefois, ils ne sont réputés pour leurs capacités de production de documents. Leurs fonctionnalités limitées en ce domaine poussent les organisations à chercher une solution plus robuste.

Quoi faire maintenant ?

Le choix le plus raisonnable en vue de remanier la stratégie de communications clients est l’implémentation d’une solution CCM moderne et intégrée, qui comprend de puissantes fonctionnalités de composition et qui puise des données personnalisées à des sources telles que les systèmes CRM. Ce type de solution peut générer des documents dynamiques conformes aux données géographiques, démographiques et personnelles des clients. Les outils et systèmes dupliqués et déconnectés sont éliminés, et la qualité des communications augmente considérablement. Surtout, la maintenance d’un seul système CCM facilite énormément les améliorations futures.

La mise en place d’une stratégie de communications clients intégrée n’est pas une mince affaire. Cependant, les assureurs peuvent se simplifier la vie en utilisant les compétences et l’expérience d’un partenaire externe. Ces experts analysent les besoins et fournissent des conseils et directions, allégeant les tâches de ressources internes souvent limitées. Les organisations qui profitent de la méthodologie éprouvée d’un partenaire fournisseur de solutions CCM constateront un retour sur leur investissement plus rapidement que celles qui tentent de tout faire elles-mêmes.

COVID-19 update

The spread of COVID-19 continues to evolve and in this context, we wish to inform you that Xpertdoc is closely monitoring the situation and would like to inform you of the measures taken by our team to support its employees, customers and partners.

We do not foresee any impact on the delivery of our services and want to assure our customers that we are executing our continuity plans in order to ensure that our customers continue to receive our services without jeopardizing the safety and security of our personnel.

In accordance with the recommendations of government authorities, here are some of the measures being taken by Xpertdoc:

Remote work for all employees
Arrangements have already been made and we have requested that all our employees work from home. Our continuity plan includes a full deployment of remote work arrangements to ensure uninterrupted service to our clients and partners.

Hosting and cloud services
We have been assured by our suppliers that there are no known impacts to these services, and we are confident that we are able to effectively manage the delivery of our cloud services to all our customers.

Travel
We have cancelled all business travel until further notice for all our employees. If employees have or will travel for personnel reasons, they will be asked to respect the quarantine delay before participating in any business activities.

Events and gatherings
All our events have been postponed or cancelled. Our employees are no longer allowed to participate in any events, seminars or gatherings.

We are committed to providing the best possible service to our customers and partners, to ensure that you can continue digital communications with your own audience. In these critical moments if we can help please do not hesitate to contact us.

Regards,

The Xpertdoc Team

Mise à jour sur la COVID-19

La propagation de la COVID-19 continue d’évoluer et, dans ce contexte, nous souhaitons vous informer que Xpertdoc suit de près la situation et que notre équipe a pris des mesures pour soutenir ses employé(e)s, clients et partenaires.

Nous ne prévoyons aucun impact sur la prestation de nos services et voulons assurer nos clients que nous mettons en œuvre notre plan de continuité des affaires, afin de garantir que vous continuiez à recevoir nos services, sans compromettre la santé et la sécurité de notre personnel.

Conformément aux recommandations des autorités gouvernementales du Québec, voici quelques-unes des mesures prises par Xpertdoc :

Travail à distance pour tou(te)s les employé(e)s
Nous avons demandé à tou(te)s nos employé(e)s de travailler à domicile. Notre plan de continuité des affaires comprend des arrangements de travail à distance pour assurer un service ininterrompu à nos clients et partenaires.

Hébergement et services infonuagiques
Nos fournisseurs nous ont assuré qu’il n’y avait pas d’impacts connus sur les services d’hébergement et infonuagiques. Ainsi, nous sommes convaincus d’être en mesure de gérer efficacement la livraison de nos services infonuagiques à tous nos clients.

Voyages
Nous avons annulé tous nos voyages professionnels jusqu’à nouvel ordre, pour tou(te)s les employé(e)s. Si des employé(e)s ont voyagé ou doivent voyager pour des raisons personnelles, il(elle)s seront placé(e)s en quarantaine pour une durée de 14 jours, avant leur retour au travail.

Événements et rassemblements
Tous nos événements ont été reportés ou annulés. Nos employé(e)s ne sont plus autorisé(e)s à participer à des événements, séminaires ou rassemblements.

Nous nous engageons à fournir le meilleur service possible à nos clients et partenaires, afin de garantir que vous puissiez continuer vos opérations sans interruption. Dans ces moments critiques, nous sommes là pour vous aider. N’hésitez pas à communiquer avec nous si nécessaire.

Merci,

L’équipe Xpertdoc