Cinq conseils pour designer des modèles de documents qui améliorent les communications avec les clients

Même s’il existe une panoplie de programmes de design graphique, ce n’est pas tout le monde qui a des talents de designer. Et même les modèles (gabarits) – ces documents pré-designés dans lesquels il ne suffit que de saisir des informations dans les espaces prévus – peuvent être embêtants pour les utilisateurs, bien qu’ils soient supposés être simples à utiliser et efficaces. Or, parfois, nous tombons sur des modèles qui semblent faire partie d’une classe à part, nous poussant à nous demander : « Qui a fait ça ?! »

Lorsque vous designez vos gabarits, gardez en tête ces quelques conseils, afin d’offrir à vos utilisateurs des gabarits à la fois attrayants et fonctionnels. Avant de commencer, adoptez un format de documents connu. Les gabarits Xpertdoc sont développés dans le format .docx de Microsoft Word, soit un format familier pour la plupart des utilisateurs. En plus, il permet d’intégrer des contenus variés, tels que des images, des diagrammes et des tableaux, d’insérer des champs de données puisant à des sources externes, ainsi que d’utiliser toutes les fonctionnalités de mise en page de Word.

Maintenant, voici nos quelques conseils, simples mais utiles :

1. Sachez à qui vous vous adressez : C’est la règle première de la communication. Les modèles sont importants dans la gestion des communications clients (CCM). Ils aident à améliorer l’expérience des clients, en mettant en place des flux de communication sensés et en intégrant automatiquement des informations telles que des données personnalisées, qui rendent les interactions pertinentes. Le secteur d’activité dans lequel vous travaillez (services financiers, secteur public, assurance, secteur manufacturier, etc.) influencera aussi vos besoins en matière de gabarits.

2. Pensez « blocs de construction » : Les gabarits doivent être modulaires, vous permettant de designer de petites sections, divisées logiquement, et d’en ajouter, dans le cas où plus d’informations (ou des besoins plus sophistiqués) seraient nécessaires. Il est important de commencer simplement et d’augmenter au besoin, afin d’éviter d’accabler les utilisateurs avec des gabarits monstrueusement longs, difficiles à maintenir et peu attrayants, qui, au final, ne seront pas utilisés.

3. Tirez profit des capacités d’intégration pour créer des modèles puissants et sophistiqués : Le moyen le plus facile d’ajouter des capacités de création de documents à vos systèmes internes (comme Microsoft Dynamics) est d’y intégrer les gabarits Xpertdoc. Xpertdoc offre une solution de production de documents pouvant être configurée selon vos besoins et puisant, en un simple clic, des informations contenus dans vos systèmes. Ainsi, vous pouvez configurer un gabarit Xpertdoc de manière à le connecter à vos applications, afin que les données sur les clients qui y sont stockées puissent être utilisées pour personnaliser le gabarit à générer. Cette capacité assure la pertinence, pour chaque client, des informations intégrées aux communications ; elle permet également de sauver du temps, en insérant automatiquement les données répétées plusieurs fois dans un même document.

4. N’hésitez pas à varier pour mettre un peu de piquant à vos modèles : Les gabarits peuvent être conçus de façon à s’adapter à des variations. En effet, vous pouvez offrir à vos utilisateurs des options de mises en page et de styles, tout en conservant les fonctionnalités et les configurations. Par exemple, un utilisateur pourrait saisir des informations pouvant être réorganisées selon différentes mises en page. En offrant des choix à vos utilisateurs, vous leur donnez l’opportunité d’ajuster la disposition, l’apparence et le contenu selon la situation ou les préférences de chaque client.

5. Finalement, assurez une gestion facile de vos modèles : Utilisez votre instinct de développeur pour assurer que vos gabarits sont designés de manière à être faciles à gérer et à mettre à jour dans le futur. Aussi, pour sauvegarder le travail en cours, assurez-vous de toujours compiler, prévisualiser et créer une copie de vos gabarits. Personne n’aime effectuer la même tâche deux fois !

Avec ces quelques conseils en tête, vous êtes armé pour créer des modèles attrayants, simples à utiliser et à personnaliser au moyen de données sur les clients. L’adoption par les utilisateurs, ainsi que l’attrait et la pertinence des communications pour les clients, sont certains de vous rapporter gros.

Pour en savoir plus sur les façons dont nous aidons les organisations à créer des documents et communications clients convaincants, suivez-nous sur Twitter : @xpertdoc, @David_Squibb

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