Comment une solution de production de documents peut aider votre entreprise à devenir meilleure

Croyez-le ou non, aucune entreprise n’est parfaite.

Pas une grande surprise ici, mais il est important de garder en tête que les compagnies prospères recherchent toujours le moyen de devenir meilleures dans un aspect ou un autre. Dans le monde des affaires, une des tendances les plus populaires ces dernières années est l’attention portée à la communication avec les clients. Aujourd’hui plus que jamais, il est primordial (bien que difficile) de garder vos clients engagés envers le produit que vous vendez. Il va sans dire que si vous négligez la satisfaction de vos clients, votre entreprise « pas-si-parfaite » pourrait facilement devenir « non-existante ».

Comme le disait mon professeur d’anglais au secondaire, après que je lui aie remis un travail sans conclusion : « Et puis quoi ? » Et puis, qu’est-ce que nous pouvons faire pour aider les compagnies à devenir meilleures dans la communication avec leurs clients ? Comment pouvons-nous nous adapter aux façons dont les clients reçoivent des informations et restent engagés envers une marque ?

La route vers une excellente communication avec les clients commence avec les documents que vous leur envoyés. Que ce soit l’envoi de brochures marketing pour tenter d’accrocher des clients potentiels ou l’assemblage d’informations pour créer un contrat hautement professionnel, une solution de production de documents à la fine pointe de la technologie peut faire toute la différence. Vous verrez ce que je veux dire …

Encore une fois, pas une grande surprise ici, mais l’erreur est humaine. Bien que les erreurs fassent partie de la vie, une solution de production de documents peut résoudre des erreurs communes, dont nous avons tous un jour fait l’expérience. L’automatisation du processus de production de documents réduit considérablement les risques d’erreurs qui pourraient survenir et gâcher une proposition d’affaires autrement géniale. Les erreurs font bel et bien partie de la vie, mais elles n’ont pas à faire partie des processus de votre entreprise.

Dans la plupart des compagnies, plusieurs départements indépendants doivent collaborer afin de mener à bien certains projets ; il n’y a pas de meilleur moyen pour assurer la conformité à travers de multiples départements qu’une solution de production de documents. La capacité de pouvoir travailler en collaboration sur une proposition importante est cruciale, mais malheureusement souvent ignorée. En gardant les lignes de communication ouvertes entre vos départements juridique, marketing et de ventes, par exemple, grâce à une solution de production de documents, vous pourrez amener vos processus en matière de communication avec les clients vers de nouveaux sommets.

Produire des documents est une chose, mais les distribuer en est une autre. La génération Y utilise couramment (et abondamment) les appareils mobiles et téléphones intelligents pour communiquer et rester informer. Les entreprises doivent donc rapidement s’adapter à ces canaux de communication. Possédant des options de distribution par tous les canaux, une solution de production de documents telle que Xpertdoc permet d’assurer que vous communiquez de façon efficace avec vos clients, et ce selon leurs préférences. Ce qui augmente la satisfaction, la fidélisation et, ultimement, les revenus.

Personne, particulièrement les représentants des ventes, n’aime le travail fastidieux. Avoir à parcourir un long document et s’assurer que chaque ligne est exacte est non seulement épuisant, mais aussi un gaspillage de temps et de ressources énorme. Une solution de production de documents pouvant automatiser ce processus redonne plus de temps à votre équipe de ventes pour faire son travail, c’est-à-dire vendre. J’ai déjà vu de précieuses heures de travail perdues à tenter de modifier un tableau, parce qu’un représentant devait ajouter une rangée, une opération qui avait eu pour effet de bousiller le document entier.

De plus en plus de compagnies commencent à comprendre l’importance de la communication avec les clients. Si ce n’est pas le cas de votre entreprise, cet aspect crucial pour votre croissance d’affaires fera surface très bientôt. N’ayez pas peur de vous adapter au monde (changeant) de la communication client ; sauter dedans à pieds joints !

Pour en savoir plus sur nos solutions d’automatisation, de production et de gestion des documents et communications clients, suivez-nous sur Twitter : @xpertdoc, @dhansonxpertdoc

Document Generation Solution

COVID-19 update

The spread of COVID-19 continues to evolve and in this context, we wish to inform you that Xpertdoc is closely monitoring the situation and would like to inform you of the measures taken by our team to support its employees, customers and partners.

We do not foresee any impact on the delivery of our services and want to assure our customers that we are executing our continuity plans in order to ensure that our customers continue to receive our services without jeopardizing the safety and security of our personnel.

In accordance with the recommendations of government authorities, here are some of the measures being taken by Xpertdoc:

Remote work for all employees
Arrangements have already been made and we have requested that all our employees work from home. Our continuity plan includes a full deployment of remote work arrangements to ensure uninterrupted service to our clients and partners.

Hosting and cloud services
We have been assured by our suppliers that there are no known impacts to these services, and we are confident that we are able to effectively manage the delivery of our cloud services to all our customers.

Travel
We have cancelled all business travel until further notice for all our employees. If employees have or will travel for personnel reasons, they will be asked to respect the quarantine delay before participating in any business activities.

Events and gatherings
All our events have been postponed or cancelled. Our employees are no longer allowed to participate in any events, seminars or gatherings.

We are committed to providing the best possible service to our customers and partners, to ensure that you can continue digital communications with your own audience. In these critical moments if we can help please do not hesitate to contact us.

Regards,

The Xpertdoc Team

Mise à jour sur la COVID-19

La propagation de la COVID-19 continue d’évoluer et, dans ce contexte, nous souhaitons vous informer que Xpertdoc suit de près la situation et que notre équipe a pris des mesures pour soutenir ses employé(e)s, clients et partenaires.

Nous ne prévoyons aucun impact sur la prestation de nos services et voulons assurer nos clients que nous mettons en œuvre notre plan de continuité des affaires, afin de garantir que vous continuiez à recevoir nos services, sans compromettre la santé et la sécurité de notre personnel.

Conformément aux recommandations des autorités gouvernementales du Québec, voici quelques-unes des mesures prises par Xpertdoc :

Travail à distance pour tou(te)s les employé(e)s
Nous avons demandé à tou(te)s nos employé(e)s de travailler à domicile. Notre plan de continuité des affaires comprend des arrangements de travail à distance pour assurer un service ininterrompu à nos clients et partenaires.

Hébergement et services infonuagiques
Nos fournisseurs nous ont assuré qu’il n’y avait pas d’impacts connus sur les services d’hébergement et infonuagiques. Ainsi, nous sommes convaincus d’être en mesure de gérer efficacement la livraison de nos services infonuagiques à tous nos clients.

Voyages
Nous avons annulé tous nos voyages professionnels jusqu’à nouvel ordre, pour tou(te)s les employé(e)s. Si des employé(e)s ont voyagé ou doivent voyager pour des raisons personnelles, il(elle)s seront placé(e)s en quarantaine pour une durée de 14 jours, avant leur retour au travail.

Événements et rassemblements
Tous nos événements ont été reportés ou annulés. Nos employé(e)s ne sont plus autorisé(e)s à participer à des événements, séminaires ou rassemblements.

Nous nous engageons à fournir le meilleur service possible à nos clients et partenaires, afin de garantir que vous puissiez continuer vos opérations sans interruption. Dans ces moments critiques, nous sommes là pour vous aider. N’hésitez pas à communiquer avec nous si nécessaire.

Merci,

L’équipe Xpertdoc