Est-il temps de moderniser votre solution de production des documents ?

Il peut être difficile de savoir si le temps est venu de dire au revoir à quelque chose qui nous sert bien depuis longtemps. Prenez par exemple votre voiture. Vous en avez besoin pour accomplir un processus quotidien important : vous rendre du point A au point B. Mais avec l’usure et les années qui s’accumulent, il n’y a pas grand chose que vous puissiez faire pour la garder en état de marche ; les réparations (coûteuses) ne font que retarder l’inévitable.

Cette situation peut aussi s’appliquer au logiciel de production des documents que vous utilisez tous les jours pour effectuer votre travail. Lorsque vous vous retrouvez à lutter avec ce vieux système rafistolé, il est temps de chercher un remplacement.

Voici trois signes qui montrent qu’il est temps de moderniser votre solution de production des documents.

1. L’utilisation de systèmes non connectés qui affectent l’efficacité

Certaines compagnies opèrent de multiples logiciels de composition de documents, de gestion de contenu, d’archivage et de distribution, qui sont distincts et non connectés. Le résultat ? Des processus de traitement des documents longs et complexes. Avec une solution de production des documents moderne, comme Xpertdoc, ces systèmes sont remplacés par une solution centralisée et optimisée, qui s’intègrent étroitement aux systèmes d’entreprise.

Les organisations qui cherchent un nouveau logiciel pour produire leurs documents d’affaires cruciaux en ont assez des tâches inefficaces. Elles veulent une solution qui permet de créer des modèles de document personnalisés, incorporant automatiquement les données qu’elles possèdent sur leurs clients, et de les archiver en un seul et même endroit. Elles veulent aussi des capacités pour la recherche de contenus, la signature électronique, ainsi que l’accès rapide et sécuritaire.

2. L’impossibilité d’utiliser des données pour créer une expérience client personnalisée

Beaucoup de compagnies sont aux prises avec la gestion des données, parce que celles-ci sont stockées dans de multiples systèmes non connectés. L’organisation, la gestion et l’utilisation des données deviennent alors difficiles. Une solution de production des documents moderne, telle que Xpertdoc, permet de créer des ensembles de données issues de plusieurs sources (Microsoft Dynamics CRM/365, SugarCRM, ERP, CPQ, etc.) et de les intégrer à des documents produits et distribués via des flux entièrement automatisés. Des documents hautement personnalisés et distribués rapidement contribuent à améliorer l’expérience client et, conséquemment, à augmenter la fidélisation.

3. Le risque d’effectuer des erreurs de conformité

Plusieurs entreprises doivent se conformer à certaines normes : réglementation de l’industrie, standards internes, exigences commerciales ou directives sur l’image de marque. Des documents produits manuellement, à partir de documents existants semblables, augmentent le risque d’effectuer des erreurs de conformité pouvant être embarrassantes, coûteuses, voire même illégales. La production des documents au moyen de Xpertdoc s’appuie sur des modèles de document pré-approuvés et des flux de traitement automatisés, qui assurent la conformité en éliminant les interventions manuelles.

La solution de production des documents moderne de Xpertdoc offre de nouvelles fonctionnalités, des capacités centralisées et des intégrations étroites aux systèmes d’entreprise, sans nécessiter une refonte complète de votre infrastructure technologique. Lorsque le temps sera venu de moderniser votre logiciel, vous savez où trouver de l’aide.

Pour en savoir plus sur les solutions d’automatisation et de production des documents de Xpertdoc, visitez notre section « Produits », demandez un essai gratuit de 30 jours et suivez-nous sur Twitter : @xpertdoc, @pamelavelentzas

Document Generation Solution
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