La prolifération des documents, combien ça coûte ?

Combien coûtent la création et la gestion de documents aux compagnies d’assurance moyennes ? Cela est extrêmement difficile à calculer, puisque les organisations répartissent les coûts de différentes manières à travers leurs départements. Les analystes estiment que les stratégies de communication axées sur le papier peuvent consacrer jusqu’à 15 % du revenu annuel à la production, gestion et distribution de documents. Certaines études révèlent qu’un employé de bureau manipule en moyenne 10 000 feuilles de papier par année.

La conversion des documents papier au format électronique a quelque peu allégé les coûts. Cependant, les dépenses associées à l’entreposage de dossiers et le temps passé à composer, gérer, réviser, approuver, rechercher et retrouver des documents sont encore dans le paysage, et ce même pour les compagnies dont les stratégies de communication sont essentiellement électroniques. D’ailleurs, ces documents électroniques peuvent éventuellement être imprimés à un moment ou un autre de leur cycle de vie, annulant les économies.

De plus, la plupart des compagnies d’assurance opèrent de multiple systèmes de documents pour soutenir les fonctions de divers départements, augmentant davantage les dépenses associées à la maintenance, à l’organisation, à la mise à jour et à la distribution des gabarits et contenus des correspondances, contrats, polices et trousses de départ.

Le problème des gabarits ne peut que s’amplifier avec le temps. Les employés copient et modifient ces modèles selon leurs besoins spécifiques, les documents sont mis à jour sans que les anciennes versions ne soient retirées des systèmes, ou les gabarits sont renommés et perdus dans les dossiers d’obscurs réseaux ou ordinateurs personnels. Il n’est pas inhabituel de retrouver des documents identiques, reproduits dans différents répertoires ou systèmes. Lorsque ces documents sont personnalisés en conformité aux langues et juridictions, cela peut rapidement devenir hors de contrôle.

La prolifération des gabarits de documents est un réel problème lorsque des événements tels que le renouvellement de l’image de marque, les fusions, les acquisitions ou les changements réglementaires exigent des mises à jour importantes. Souvent, les organisations profitent de ces occasions pour consolider et nettoyer leurs nombreuses bibliothèques de gabarits. Or, ces environnements non-structurés font en sorte qu’une bonne partie des projets de consolidation doit être exécutée manuellement. Les efforts sont laborieux et coûtent gros aux assureurs.

Il est possible de résoudre la prolifération des gabarits et ainsi réduire les dépenses qui y sont associées. Plutôt que de consacrer des centaines d’heures à un nettoyage manuel, des outils automatisés tels que ceux développés par Xpertdoc peuvent passer au peigne fin les serveurs et répertoires d’entreprise. Les doubles sont éliminés et les documents servant un cas unique sont transformés en paramètre conditionnel. Après le traitement de quelques exceptions et anomalies, la bibliothèque de gabarits résultante est rationalisée et efficace ; la réduction du nombre de modèles est souvent de 50 %. Et les organisations sont surprises de constater qu’elles peuvent poursuivre leurs affaires avec seulement une fraction des documents qu’elles maintenaient auparavant. Oxford Properties en est un exemple. Les technologies puissantes de Xpertdoc ont permis à cette firme de rationaliser ses processus de création et de gestion de baux, afin de fournir à ses clients des documents légalement conformes en un temps record.

La réduction des coûts de communication peut faire une grande différence dans le budget des compagnies d’assurance. Comptez l’argent que vous dépensez pour les documents papier et électroniques, et vous verrez où ce montant s’élève. Ensuite, il ne s’agira que de commencer à réduire le volume de gabarits, pour constater que les dépenses liées à la production de documents sont abordables et faciles à gérer.

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