Problèmes de communication ?

Comment passer de la communication papier à la communication électronique

Les clients emploient la messagerie texte et instantanée, la vidéo et les réseaux sociaux pour communiquer entre eux. Ces mêmes technologies sont utilisées au sein des entreprises, afin que les employés puissent aussi communiquer entre eux – ils peuvent ainsi choisir le moyen qui sert le mieux le but de la communication et les préférences des interlocuteurs. Or, les compagnies ne peuvent toujours communiquer avec leurs clients avec la même flexibilité, particulièrement celles de l’industrie de l’assurance qui, traditionnellement, se sont appuyées sur le papier comme canal de communication principal.

Les documents d’assurance sont presque toujours issus de multiples systèmes de composition patrimoniaux. Des flux d’impressions de formats variés, comportant des commandes spécifiques à l’imprimante, font de la tâche de conversion des documents à une configuration commune un grand défi. La modification en format PDF de fichiers destinés à l’impression est plutôt simple, mais la conversion de ces documents en HTML pour l’affichage web ou l’extraction, à partir de données non-structurées, d’informations primordiales pour les messages texte peut être difficile. Et la distribution de documents de formats multiples, à travers des canaux multiples, nécessite le soutien de logiciels sophistiqués et une certaine expertise.

Passer à l’action

Les compagnies d’assurance doivent également surmonter l’obstacle qu’est la mouvance des préférences des clients. Elles doivent connaître les préférences de distribution propres à chaque client avant de mettre en œuvre une stratégie de distribution par canaux multiples ; cela demande de la planification, de la diligence, du temps et des ressources.

Une fois les préférences établies, la maintenance devient problématique pour deux raisons :

  1. Les clients changent d’idée. Les assureurs doivent enregistrer leur nouvel préférence, mettre en place des mécanismes de notification des changements aux clients et mettre à jour le mode de distribution.
  2. Contrairement à la livraison postale, les assureurs ne possèdent aucun moyen de savoir si un client a changé de numéro de téléphone ou d’adresse courriel. Il ne peuvent donc pas vérifier si les messages électroniques ont bien été acheminés.

Heureusement, il existe maintenant des outils que les entreprises peuvent utiliser pour convertir, produire et distribuer des documents compatibles avec les cellulaires, les tablettes, les boîtes de réception et les portails web, de même qu’avec les formats d’impression traditionnels. Xpertdoc aide les compagnies d’assurance à passer d’une stratégie de communication axée sur le papier à une stratégie s’appuyant sur des canaux électroniques. Nos outils de pointe fournissent les capacités d’accomplir les tâches difficiles de conversion des documents existants, de distribution à travers des canaux variés et de gestion des préférences des clients.

La communication électronique est désormais une exigence des clients. En raison du volume de documents créés à partir de systèmes patrimoniaux, les compagnies d’assurance travaillent d’arrache-pied pour rencontrer cette exigence. Les solutions novatrices de Xpertdoc simplifient la transition.

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