Problèmes de communication ?

Comment passer de la communication papier à la communication électronique

Les clients emploient la messagerie texte et instantanée, la vidéo et les réseaux sociaux pour communiquer entre eux. Ces mêmes technologies sont utilisées au sein des entreprises, afin que les employés puissent aussi communiquer entre eux – ils peuvent ainsi choisir le moyen qui sert le mieux le but de la communication et les préférences des interlocuteurs. Or, les compagnies ne peuvent toujours communiquer avec leurs clients avec la même flexibilité, particulièrement celles de l’industrie de l’assurance qui, traditionnellement, se sont appuyées sur le papier comme canal de communication principal.

Les documents d’assurance sont presque toujours issus de multiples systèmes de composition patrimoniaux. Des flux d’impressions de formats variés, comportant des commandes spécifiques à l’imprimante, font de la tâche de conversion des documents à une configuration commune un grand défi. La modification en format PDF de fichiers destinés à l’impression est plutôt simple, mais la conversion de ces documents en HTML pour l’affichage web ou l’extraction, à partir de données non-structurées, d’informations primordiales pour les messages texte peut être difficile. Et la distribution de documents de formats multiples, à travers des canaux multiples, nécessite le soutien de logiciels sophistiqués et une certaine expertise.

Passer à l’action

Les compagnies d’assurance doivent également surmonter l’obstacle qu’est la mouvance des préférences des clients. Elles doivent connaître les préférences de distribution propres à chaque client avant de mettre en œuvre une stratégie de distribution par canaux multiples ; cela demande de la planification, de la diligence, du temps et des ressources.

Une fois les préférences établies, la maintenance devient problématique pour deux raisons :

  1. Les clients changent d’idée. Les assureurs doivent enregistrer leur nouvel préférence, mettre en place des mécanismes de notification des changements aux clients et mettre à jour le mode de distribution.
  2. Contrairement à la livraison postale, les assureurs ne possèdent aucun moyen de savoir si un client a changé de numéro de téléphone ou d’adresse courriel. Il ne peuvent donc pas vérifier si les messages électroniques ont bien été acheminés.

Heureusement, il existe maintenant des outils que les entreprises peuvent utiliser pour convertir, produire et distribuer des documents compatibles avec les cellulaires, les tablettes, les boîtes de réception et les portails web, de même qu’avec les formats d’impression traditionnels. Xpertdoc aide les compagnies d’assurance à passer d’une stratégie de communication axée sur le papier à une stratégie s’appuyant sur des canaux électroniques. Nos outils de pointe fournissent les capacités d’accomplir les tâches difficiles de conversion des documents existants, de distribution à travers des canaux variés et de gestion des préférences des clients.

La communication électronique est désormais une exigence des clients. En raison du volume de documents créés à partir de systèmes patrimoniaux, les compagnies d’assurance travaillent d’arrache-pied pour rencontrer cette exigence. Les solutions novatrices de Xpertdoc simplifient la transition.

COVID-19 update

The spread of COVID-19 continues to evolve and in this context, we wish to inform you that Xpertdoc is closely monitoring the situation and would like to inform you of the measures taken by our team to support its employees, customers and partners.

We do not foresee any impact on the delivery of our services and want to assure our customers that we are executing our continuity plans in order to ensure that our customers continue to receive our services without jeopardizing the safety and security of our personnel.

In accordance with the recommendations of government authorities, here are some of the measures being taken by Xpertdoc:

Remote work for all employees
Arrangements have already been made and we have requested that all our employees work from home. Our continuity plan includes a full deployment of remote work arrangements to ensure uninterrupted service to our clients and partners.

Hosting and cloud services
We have been assured by our suppliers that there are no known impacts to these services, and we are confident that we are able to effectively manage the delivery of our cloud services to all our customers.

Travel
We have cancelled all business travel until further notice for all our employees. If employees have or will travel for personnel reasons, they will be asked to respect the quarantine delay before participating in any business activities.

Events and gatherings
All our events have been postponed or cancelled. Our employees are no longer allowed to participate in any events, seminars or gatherings.

We are committed to providing the best possible service to our customers and partners, to ensure that you can continue digital communications with your own audience. In these critical moments if we can help please do not hesitate to contact us.

Regards,

The Xpertdoc Team

Mise à jour sur la COVID-19

La propagation de la COVID-19 continue d’évoluer et, dans ce contexte, nous souhaitons vous informer que Xpertdoc suit de près la situation et que notre équipe a pris des mesures pour soutenir ses employé(e)s, clients et partenaires.

Nous ne prévoyons aucun impact sur la prestation de nos services et voulons assurer nos clients que nous mettons en œuvre notre plan de continuité des affaires, afin de garantir que vous continuiez à recevoir nos services, sans compromettre la santé et la sécurité de notre personnel.

Conformément aux recommandations des autorités gouvernementales du Québec, voici quelques-unes des mesures prises par Xpertdoc :

Travail à distance pour tou(te)s les employé(e)s
Nous avons demandé à tou(te)s nos employé(e)s de travailler à domicile. Notre plan de continuité des affaires comprend des arrangements de travail à distance pour assurer un service ininterrompu à nos clients et partenaires.

Hébergement et services infonuagiques
Nos fournisseurs nous ont assuré qu’il n’y avait pas d’impacts connus sur les services d’hébergement et infonuagiques. Ainsi, nous sommes convaincus d’être en mesure de gérer efficacement la livraison de nos services infonuagiques à tous nos clients.

Voyages
Nous avons annulé tous nos voyages professionnels jusqu’à nouvel ordre, pour tou(te)s les employé(e)s. Si des employé(e)s ont voyagé ou doivent voyager pour des raisons personnelles, il(elle)s seront placé(e)s en quarantaine pour une durée de 14 jours, avant leur retour au travail.

Événements et rassemblements
Tous nos événements ont été reportés ou annulés. Nos employé(e)s ne sont plus autorisé(e)s à participer à des événements, séminaires ou rassemblements.

Nous nous engageons à fournir le meilleur service possible à nos clients et partenaires, afin de garantir que vous puissiez continuer vos opérations sans interruption. Dans ces moments critiques, nous sommes là pour vous aider. N’hésitez pas à communiquer avec nous si nécessaire.

Merci,

L’équipe Xpertdoc