Rénovez vos systèmes en commençant par la façade : les communications clients

Les compagnies d’assurance comprennent que les systèmes centraux qu’ils utilisent depuis des décennies ont besoin d’être remplacés. Toutefois, transformer radicalement la façon dont vous menez vos affaires est comme démolir votre propriété et la reconstruire. La transition est nécessaire, mais prend du temps.

Pour susciter un impact immédiat sur l’expérience des clients, les organisations peuvent d’abord se concentrer sur leur système de production de communications clients. Les clients remarqueront à coup sûr les améliorations apportées à vos documents. Ces messages offrent une première impression de votre entreprise et peuvent déterminer si un client entretiendra des relations avec elle. En modernisant dès maintenant leur façon de créer et de distribuer des communications cruciales, les assureurs se donnent un peu plus de latitude pour attaquer des projets de remplacement importants, mais invisibles pour les clients.

Certains des systèmes centraux qui fournissent aujourd’hui des fonctionnalités essentielles aux compagnies d’assurance ont été développés il y a plus de 20 ans ; au fil des ans, ils ont été réparés, rafistolés, adaptés à des besoins toujours changeants. Heureusement, des systèmes modernes de gestion des communications clients (CCM) peuvent remplacer ces technologies de production de documents désuètes, sans interrompre le fonctionnement des autres systèmes en opération. C’est comme rénover la façade de votre maison : pas besoin de déménager pendant les travaux, et les changements sont tout de suite remarqués.

Contenu et documents : la façade de votre entreprise

Les clients ne voient pas votre système de gestion des réclamations, votre logiciel de comptabilité et autres outils nécessaires à vos opérations. Par contre, ils voient vos documents et votre site web.

Voici 3 façons simples de rafraîchir vos communications clients :

  1. La composition des documents : Dans un environnement très compétitif, les longs délais d’attente avant que les ressources techniques réagissent aux fluctuations du marché et des changements réglementaires peuvent résulter en des opportunités perdues. Il est peut-être temps d’abandonner ces systèmes de documents qui dépendent lourdement du département TI. Les solutions d’aujourd’hui permettent aux utilisateurs d’affaires de créer et de modifier des documents au moyen d’outils (Microsoft Word) et d’aptitudes qu’ils possèdent déjà.
  2. La gestion des canaux de distribution : Les canaux de distribution sont multiples et les préférences en la matière varient selon les habitudes personnelles des clients. Certains voudront recevoir des messages en format électronique par courriel, applications mobiles ou sur le web. D’autres souhaiteront obtenir des documents imprimés par la poste. La meilleure façon de servir les clients est de leur demander leur préférence lors des interactions avec les agents.
  3. La pertinence du contenu : Les clients exigent des compagnies avec lesquelles ils font affaires qu’elles utilisent les informations (à jour) qu’elles détiennent pour éviter les messages redondants et impertinents. Les systèmes modernes de composition de documents permettent aux assureurs de remplacer les messages généraux par des contenus personnalisés. Une évaluation des communications peut révéler l’existence de messages ayant peu de valeur pour les clients, tels que des répétitions et des paragraphes confus ou conflictuels.

Le remplacement d’une infrastructure d’entreprise peut prendre des années avant d’être achevé. Il cause des interruptions et nécessite de nombreux tests, un peu comme les travaux de câblage électrique ou de plomberie. La rénovation des communications clients est une tâche plus facile à gérer et son impact positif est immédiat. Vos clients en seront impressionnés.

COVID-19 update

The spread of COVID-19 continues to evolve and in this context, we wish to inform you that Xpertdoc is closely monitoring the situation and would like to inform you of the measures taken by our team to support its employees, customers and partners.

We do not foresee any impact on the delivery of our services and want to assure our customers that we are executing our continuity plans in order to ensure that our customers continue to receive our services without jeopardizing the safety and security of our personnel.

In accordance with the recommendations of government authorities, here are some of the measures being taken by Xpertdoc:

Remote work for all employees
Arrangements have already been made and we have requested that all our employees work from home. Our continuity plan includes a full deployment of remote work arrangements to ensure uninterrupted service to our clients and partners.

Hosting and cloud services
We have been assured by our suppliers that there are no known impacts to these services, and we are confident that we are able to effectively manage the delivery of our cloud services to all our customers.

Travel
We have cancelled all business travel until further notice for all our employees. If employees have or will travel for personnel reasons, they will be asked to respect the quarantine delay before participating in any business activities.

Events and gatherings
All our events have been postponed or cancelled. Our employees are no longer allowed to participate in any events, seminars or gatherings.

We are committed to providing the best possible service to our customers and partners, to ensure that you can continue digital communications with your own audience. In these critical moments if we can help please do not hesitate to contact us.

Regards,

The Xpertdoc Team

Mise à jour sur la COVID-19

La propagation de la COVID-19 continue d’évoluer et, dans ce contexte, nous souhaitons vous informer que Xpertdoc suit de près la situation et que notre équipe a pris des mesures pour soutenir ses employé(e)s, clients et partenaires.

Nous ne prévoyons aucun impact sur la prestation de nos services et voulons assurer nos clients que nous mettons en œuvre notre plan de continuité des affaires, afin de garantir que vous continuiez à recevoir nos services, sans compromettre la santé et la sécurité de notre personnel.

Conformément aux recommandations des autorités gouvernementales du Québec, voici quelques-unes des mesures prises par Xpertdoc :

Travail à distance pour tou(te)s les employé(e)s
Nous avons demandé à tou(te)s nos employé(e)s de travailler à domicile. Notre plan de continuité des affaires comprend des arrangements de travail à distance pour assurer un service ininterrompu à nos clients et partenaires.

Hébergement et services infonuagiques
Nos fournisseurs nous ont assuré qu’il n’y avait pas d’impacts connus sur les services d’hébergement et infonuagiques. Ainsi, nous sommes convaincus d’être en mesure de gérer efficacement la livraison de nos services infonuagiques à tous nos clients.

Voyages
Nous avons annulé tous nos voyages professionnels jusqu’à nouvel ordre, pour tou(te)s les employé(e)s. Si des employé(e)s ont voyagé ou doivent voyager pour des raisons personnelles, il(elle)s seront placé(e)s en quarantaine pour une durée de 14 jours, avant leur retour au travail.

Événements et rassemblements
Tous nos événements ont été reportés ou annulés. Nos employé(e)s ne sont plus autorisé(e)s à participer à des événements, séminaires ou rassemblements.

Nous nous engageons à fournir le meilleur service possible à nos clients et partenaires, afin de garantir que vous puissiez continuer vos opérations sans interruption. Dans ces moments critiques, nous sommes là pour vous aider. N’hésitez pas à communiquer avec nous si nécessaire.

Merci,

L’équipe Xpertdoc