Une autre notification d’absence ? Contrez le ralentissement de la communication en période estivale

Et voilà, nous y sommes !

Les réponses automatiques excusant l’auteur de ne pas être présent au bureau sont soudainement plus habituelles qu’un client décrochant le téléphone. Vous regardez dehors et ne pouvez vous empêchez de souhaiter remplacer votre chaise de bureau par une chaise longue. Votre seul sujet de conversation avec le représentant à côté de vous est la signature des contrats des joueurs autonomes dans la LNH, à l’approche de la date limite.

Les longues journées d’été sont officiellement arrivées et passer à travers chacune d’elles semble une tâche insurmontable. La question est donc de savoir ce que vous pouvez faire pour contrer le ralentissement des affaires en période estivale et amener vos communications clients vers de nouveaux sommets.

Tirez profit des vacances

Vous êtes peut-être en discussion très sérieuse avec un haut dirigeant d’une compagnie du Fortune 500, mais il est important de se rappeler qu’à la fin de la journée, nous sommes tous humains. Nous aimons entendre des histoires, mais surtout en raconter. Prendre des nouvelles d’un client qui revient tout juste d’un safari en Afrique ou d’un voyage dans les Bahamas avec sa famille est une action simple qui permet de briser la glace lors d’un appel de suivi et, de façon plus importante, de créer des liens qui vous aideront à avoir du succès dans votre travail. Prenez une pause du jargon de l’industrie et communiquez avec vos clients sur un ton plus personnel.

Faites ça simple

Cela paraît idiot, mais cette philosophie peut être appliquée à votre plan de communication estivale. Parce que vos clients sont probablement en déplacement, portez attention à la longueur du texte que vous écrivez dans vos courriels. Les gens sont toujours connectés à leur téléphone, mais, le temps qu’ils y consacrent étant plus limité, il est important de faire des messages simples et d’exprimer vos idées clairement et directement.

La flexibilité est la clé

Les plans changent tout le temps, alors lorsque vos clients demandent de modifier l’heure d’un rendez-vous en raison d’un empêchement de dernière minute, soyez accomodant. Démontrez que vous êtes prêt à annuler tout vos rendez-vous de la journée pour les rencontrer au moment qui leur convient, eux. Une bonne façon de le faire est de leur proposer plusieurs plages horaires, parmi lesquelles ils pourront choisir. Ainsi, toutes les parties pourront tirer le maximum de la rencontre.

Il est important de profiter de l’été pour développer un lien plus personnel avec vos clients et créer des opportunités d’affaires pour vous. Le besoin de communications clients meilleures est plus grand que jamais, alors ne laissez pas la période estivale couper votre momentum. Tirez profit de votre été, que vous soyez assis sur votre chaise de bureau ou sur votre chaise longue.

Pour rester à l’affût des meilleures pratiques en matière de communications clients, suivez Xpertdoc et David Hanson sur Twitter : @xpertdoc@dhansonxpertdoc

COVID-19 update

The spread of COVID-19 continues to evolve and in this context, we wish to inform you that Xpertdoc is closely monitoring the situation and would like to inform you of the measures taken by our team to support its employees, customers and partners.

We do not foresee any impact on the delivery of our services and want to assure our customers that we are executing our continuity plans in order to ensure that our customers continue to receive our services without jeopardizing the safety and security of our personnel.

In accordance with the recommendations of government authorities, here are some of the measures being taken by Xpertdoc:

Remote work for all employees
Arrangements have already been made and we have requested that all our employees work from home. Our continuity plan includes a full deployment of remote work arrangements to ensure uninterrupted service to our clients and partners.

Hosting and cloud services
We have been assured by our suppliers that there are no known impacts to these services, and we are confident that we are able to effectively manage the delivery of our cloud services to all our customers.

Travel
We have cancelled all business travel until further notice for all our employees. If employees have or will travel for personnel reasons, they will be asked to respect the quarantine delay before participating in any business activities.

Events and gatherings
All our events have been postponed or cancelled. Our employees are no longer allowed to participate in any events, seminars or gatherings.

We are committed to providing the best possible service to our customers and partners, to ensure that you can continue digital communications with your own audience. In these critical moments if we can help please do not hesitate to contact us.

Regards,

The Xpertdoc Team

Mise à jour sur la COVID-19

La propagation de la COVID-19 continue d’évoluer et, dans ce contexte, nous souhaitons vous informer que Xpertdoc suit de près la situation et que notre équipe a pris des mesures pour soutenir ses employé(e)s, clients et partenaires.

Nous ne prévoyons aucun impact sur la prestation de nos services et voulons assurer nos clients que nous mettons en œuvre notre plan de continuité des affaires, afin de garantir que vous continuiez à recevoir nos services, sans compromettre la santé et la sécurité de notre personnel.

Conformément aux recommandations des autorités gouvernementales du Québec, voici quelques-unes des mesures prises par Xpertdoc :

Travail à distance pour tou(te)s les employé(e)s
Nous avons demandé à tou(te)s nos employé(e)s de travailler à domicile. Notre plan de continuité des affaires comprend des arrangements de travail à distance pour assurer un service ininterrompu à nos clients et partenaires.

Hébergement et services infonuagiques
Nos fournisseurs nous ont assuré qu’il n’y avait pas d’impacts connus sur les services d’hébergement et infonuagiques. Ainsi, nous sommes convaincus d’être en mesure de gérer efficacement la livraison de nos services infonuagiques à tous nos clients.

Voyages
Nous avons annulé tous nos voyages professionnels jusqu’à nouvel ordre, pour tou(te)s les employé(e)s. Si des employé(e)s ont voyagé ou doivent voyager pour des raisons personnelles, il(elle)s seront placé(e)s en quarantaine pour une durée de 14 jours, avant leur retour au travail.

Événements et rassemblements
Tous nos événements ont été reportés ou annulés. Nos employé(e)s ne sont plus autorisé(e)s à participer à des événements, séminaires ou rassemblements.

Nous nous engageons à fournir le meilleur service possible à nos clients et partenaires, afin de garantir que vous puissiez continuer vos opérations sans interruption. Dans ces moments critiques, nous sommes là pour vous aider. N’hésitez pas à communiquer avec nous si nécessaire.

Merci,

L’équipe Xpertdoc