Gestion de contenu 101 : cinq étapes pour une circulation fluide de votre contenu

Les entreprises sont comme des routes. Flots constants de parties en mouvement, lumières rouges, lumières vertes, panneaux de « céder le passage », panneaux d’arrêt, culs-de-sac, le code de la route et les panneaux de circulation instaurent un certain ordre, de sorte que chacun sait quand passer ou avancer.

Le contenu d’entreprise – les véhicules de la route – peut s’accumuler très vite. Comment créer un « code de la route » qui assurera que votre contenu circule de façon aussi fluide que le trafic bien dirigé ? En employant un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Ces systèmes permettent de déterminer la distribution du contenu, afin que le contenu approprié soit acheminé à l’endroit approprié.

Voici nos cinq étapes pour une circulation fluide de votre contenu, au moyen d’un système ECM :

  1. Établir la période : Disons que vous gérez un projet s’appuyant sur un processus d’approbation, comme le traitement d’une réclamation d’assurance. La première étape est d’établir les dates de début (la réception de la réclamation) et de fin (le règlement de la réclamation). Cette période gouvernera le processus de traitement complet de la réclamation, donc il vous faudra également bien orchestrer l’envoi de certains contenus. Nous y reviendrons.
  2. Déterminer le contenu : La deuxième étape est de déterminer le contenu à communiquer. Pour une réclamation d’assurance, ce contenu peut inclure les renseignements sur le client, les détails de l’accident, les parties impliquées, l’estimation des coûts de réparation, les clauses légales, etc.
  3. Décider la destination du contenu : Maintenant que vous avez déterminé votre contenu, vous devez décider où il ira. Dans une situation de réclamation, il est primordial que tous les renseignements soient d’abord acheminés au service à la clientèle. Puis, ceux-ci seront répartis de façon telle que le département juridique recevra les détails de l’accident, le département des réclamations obtiendra les estimations, et ainsi de suite.
  4. Définir les destinataires : Les départements peuvent être chaotiques, peu importe la taille de l’entreprise. Plutôt que d’envoyer le contenu à une entité (où il a de fortes chances de tomber entre deux chaises), faites-le parvenir à des individus précis. Cette étape est très importante si vous souhaitez acheminer le contenu approprié à l’endroit approprié.
  5. Choisir quand et comment le contenu sera reçu : Pour effectuer un retour sur l’étape 1, il est pratique de configurer un flux de travail automatisé qui assurera que les bons individus reçoivent les bons contenus au bon moment. Par exemple, le département juridique doit avoir autorisé le règlement de la réclamation avant que le département des finances envoie un chèque au client.

Ces cinq étapes permettent d’améliorer considérablement les capacités pour la gestion et l’archivage efficaces des documents et contenu d’entreprise. Et, lorsque votre code de la route est en place et que la circulation est bien dirigée, pourquoi ne pas tirer profit d’une solution moderne d’automatisation et de production des documents, comme les Smart Flows Xpertdoc ?

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