Gestion de contenu 101 : cinq étapes pour une circulation fluide de votre contenu

Les entreprises sont comme des routes. Flots constants de parties en mouvement, lumières rouges, lumières vertes, panneaux de « céder le passage », panneaux d’arrêt, culs-de-sac, le code de la route et les panneaux de circulation instaurent un certain ordre, de sorte que chacun sait quand passer ou avancer.

Le contenu d’entreprise – les véhicules de la route – peut s’accumuler très vite. Comment créer un « code de la route » qui assurera que votre contenu circule de façon aussi fluide que le trafic bien dirigé ? En employant un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Ces systèmes permettent de déterminer la distribution du contenu, afin que le contenu approprié soit acheminé à l’endroit approprié.

Voici nos cinq étapes pour une circulation fluide de votre contenu, au moyen d’un système ECM :

  1. Établir la période : Disons que vous gérez un projet s’appuyant sur un processus d’approbation, comme le traitement d’une réclamation d’assurance. La première étape est d’établir les dates de début (la réception de la réclamation) et de fin (le règlement de la réclamation). Cette période gouvernera le processus de traitement complet de la réclamation, donc il vous faudra également bien orchestrer l’envoi de certains contenus. Nous y reviendrons.
  2. Déterminer le contenu : La deuxième étape est de déterminer le contenu à communiquer. Pour une réclamation d’assurance, ce contenu peut inclure les renseignements sur le client, les détails de l’accident, les parties impliquées, l’estimation des coûts de réparation, les clauses légales, etc.
  3. Décider la destination du contenu : Maintenant que vous avez déterminé votre contenu, vous devez décider où il ira. Dans une situation de réclamation, il est primordial que tous les renseignements soient d’abord acheminés au service à la clientèle. Puis, ceux-ci seront répartis de façon telle que le département juridique recevra les détails de l’accident, le département des réclamations obtiendra les estimations, et ainsi de suite.
  4. Définir les destinataires : Les départements peuvent être chaotiques, peu importe la taille de l’entreprise. Plutôt que d’envoyer le contenu à une entité (où il a de fortes chances de tomber entre deux chaises), faites-le parvenir à des individus précis. Cette étape est très importante si vous souhaitez acheminer le contenu approprié à l’endroit approprié.
  5. Choisir quand et comment le contenu sera reçu : Pour effectuer un retour sur l’étape 1, il est pratique de configurer un flux de travail automatisé qui assurera que les bons individus reçoivent les bons contenus au bon moment. Par exemple, le département juridique doit avoir autorisé le règlement de la réclamation avant que le département des finances envoie un chèque au client.

Ces cinq étapes permettent d’améliorer considérablement les capacités pour la gestion et l’archivage efficaces des documents et contenu d’entreprise. Et, lorsque votre code de la route est en place et que la circulation est bien dirigée, pourquoi ne pas tirer profit d’une solution moderne d’automatisation et de production des documents, comme les Smart Flows Xpertdoc ?

Pour en savoir plus sur les capacités d’automatisation des documents et de gestion de contenu de Xpertdoc, demandez une démonstration ou suivez-nous sur Twitter : @xpertdoc, @pamelavelentzas

Content Management

COVID-19 update

The spread of COVID-19 continues to evolve and in this context, we wish to inform you that Xpertdoc is closely monitoring the situation and would like to inform you of the measures taken by our team to support its employees, customers and partners.

We do not foresee any impact on the delivery of our services and want to assure our customers that we are executing our continuity plans in order to ensure that our customers continue to receive our services without jeopardizing the safety and security of our personnel.

In accordance with the recommendations of government authorities, here are some of the measures being taken by Xpertdoc:

Remote work for all employees
Arrangements have already been made and we have requested that all our employees work from home. Our continuity plan includes a full deployment of remote work arrangements to ensure uninterrupted service to our clients and partners.

Hosting and cloud services
We have been assured by our suppliers that there are no known impacts to these services, and we are confident that we are able to effectively manage the delivery of our cloud services to all our customers.

Travel
We have cancelled all business travel until further notice for all our employees. If employees have or will travel for personnel reasons, they will be asked to respect the quarantine delay before participating in any business activities.

Events and gatherings
All our events have been postponed or cancelled. Our employees are no longer allowed to participate in any events, seminars or gatherings.

We are committed to providing the best possible service to our customers and partners, to ensure that you can continue digital communications with your own audience. In these critical moments if we can help please do not hesitate to contact us.

Regards,

The Xpertdoc Team

Mise à jour sur la COVID-19

La propagation de la COVID-19 continue d’évoluer et, dans ce contexte, nous souhaitons vous informer que Xpertdoc suit de près la situation et que notre équipe a pris des mesures pour soutenir ses employé(e)s, clients et partenaires.

Nous ne prévoyons aucun impact sur la prestation de nos services et voulons assurer nos clients que nous mettons en œuvre notre plan de continuité des affaires, afin de garantir que vous continuiez à recevoir nos services, sans compromettre la santé et la sécurité de notre personnel.

Conformément aux recommandations des autorités gouvernementales du Québec, voici quelques-unes des mesures prises par Xpertdoc :

Travail à distance pour tou(te)s les employé(e)s
Nous avons demandé à tou(te)s nos employé(e)s de travailler à domicile. Notre plan de continuité des affaires comprend des arrangements de travail à distance pour assurer un service ininterrompu à nos clients et partenaires.

Hébergement et services infonuagiques
Nos fournisseurs nous ont assuré qu’il n’y avait pas d’impacts connus sur les services d’hébergement et infonuagiques. Ainsi, nous sommes convaincus d’être en mesure de gérer efficacement la livraison de nos services infonuagiques à tous nos clients.

Voyages
Nous avons annulé tous nos voyages professionnels jusqu’à nouvel ordre, pour tou(te)s les employé(e)s. Si des employé(e)s ont voyagé ou doivent voyager pour des raisons personnelles, il(elle)s seront placé(e)s en quarantaine pour une durée de 14 jours, avant leur retour au travail.

Événements et rassemblements
Tous nos événements ont été reportés ou annulés. Nos employé(e)s ne sont plus autorisé(e)s à participer à des événements, séminaires ou rassemblements.

Nous nous engageons à fournir le meilleur service possible à nos clients et partenaires, afin de garantir que vous puissiez continuer vos opérations sans interruption. Dans ces moments critiques, nous sommes là pour vous aider. N’hésitez pas à communiquer avec nous si nécessaire.

Merci,

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