Cas par cas : une plateforme d’automatisation des documents pour améliorer la gestion de cas des gouvernements

Nous sommes définitivement à l’ère numérique, comme en témoignent plusieurs aspects de notre vie quotidienne. Nous avons le monde au bout des doigts ; il n’y a rien, ou presque, qu’on ne puisse faire avec nos appareils : commander de la nourriture, évaluer un commerce, faire une réservation, planifier un itinéraire, acheter du pain et, peut-être bientôt, réserver un voyage sur Mars. Bon, nous n’en sommes pas encore là … mais vous voyez l’idée.

Parlant de Mars, il y a encore beaucoup d’organisations, de toute industrie, qui n’ont pas amorcé le virage numérique, mais qui auraient intérêt à le faire rapidement. Le secteur public en est un exemple. Dans certains cas, les ministères fortement bureaucratiques, dont les opérations reposent sur une abondance de documents complexes traités par un personnel restreint, ralentissent incroyablement la gestion de cas.

Une solution d’automatisation et de gestion des documents et communications clients, comme Xpertdoc, peut aider à réduire les délais dans la gestion de cas, au moyen de fonctionnalités d’automatisation avancées qui éliminent les processus manuels. Des documents hautement personnalisés, de tous formats, qui répondent aux besoins complexes et uniques des gouvernements, sont créés et distribuées de façon automatisée, simplifiant le processus de production des documents pour accélérer le traitement des demandes et augmenter la productivité du personnel.

Voici un exemple.

Les services sociaux sont primordiaux pour les citoyens et manipulent énormément de formulaires ; ils pourraient grandement bénéficier d’une solution d’automatisation et de gestion employée à leurs processus de gestion de cas. Disons que vos bons amis, Paul et Marie, issus de la génération Y, veulent entamer une démarche d’adoption. Que ce soit adopter un enfant ou le prendre en charge en tant que famille d’accueil pour ensuite l’adopter, ces deux avenues impliquent une quantité abondante de documents et formulaires. Lors d’un lunch, Marie vous confie que, selon elle, les façons de faire du département de l’adoption sont arriérées.

Bien sûr, elle comprend la nécessité de rencontrer en personne les différents intervenants, dont les évaluateurs psychosociaux, mais elle se demande pourquoi les nombreux documents et formulaires ne pourraient pas être envoyés, remplis et soumis en ligne, via les moyens technologiques de notre ère – par exemple, une plateforme d’automatisation et de gestion des documents. Le formulaire de demande d’adoption initial pourrait être créé au moyen d’une technologie Smart Form, qui permettrait à Marie de saisir ses renseignements personnels une seule fois et qui la guiderait tout au long de la saisie des données, afin d’éviter les erreurs et les omissions. Selon les réponses fournis dans le formulaire initial, des formulaires et documents supplémentaires pertinents lui seraient envoyés automatiquement. De plus, l’intégration d’une solution comme Xpertdoc à une plateforme CRM ou de gestion de cas rationaliserait et faciliterait le travail des intervenants des services sociaux. Ils auraient accès à tous les renseignements et documents concernant Marie, dans un répertoire centralisé. Et ils auraient l’assurance que ces renseignements sont exacts, la technologie Smart Form permettant la mise à jour des données en temps réel. Finalement, grâce à des fonctionnalités de libre-service, Marie pourrait avoir la possibilité de planifier un rendez-vous avec son évaluateur psychosocial et de suivre les progrès de son dossier en ligne, plutôt que d’avoir à attendre pendant des heures au téléphone.

En utilisant une solution d’automatisation et de gestion des documents pour la gestion de cas, les gouvernements et leurs citoyens ont tout à gagner. Nous n’en sommes pas encore aux voyages sur Mars, mais aujourd’hui, sur la Terre, nous pourrions bénéficier d’une meilleure capacité de personnalisation, d’une plus grande efficacité et d’une transparence accrue, qu’amène l’ère numérique.

Pour en savoir plus sur les façons dont les gouvernements peuvent améliorer leurs processus liés aux documents et communications clients, suivez-nous sur Twitter : @xpertdoc, @David_Squibb

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