Cas par cas : une plateforme d’automatisation des documents pour améliorer la gestion de cas des gouvernements

Nous sommes définitivement à l’ère numérique, comme en témoignent plusieurs aspects de notre vie quotidienne. Nous avons le monde au bout des doigts ; il n’y a rien, ou presque, qu’on ne puisse faire avec nos appareils : commander de la nourriture, évaluer un commerce, faire une réservation, planifier un itinéraire, acheter du pain et, peut-être bientôt, réserver un voyage sur Mars. Bon, nous n’en sommes pas encore là … mais vous voyez l’idée.

Parlant de Mars, il y a encore beaucoup d’organisations, de toute industrie, qui n’ont pas amorcé le virage numérique, mais qui auraient intérêt à le faire rapidement. Le secteur public en est un exemple. Dans certains cas, les ministères fortement bureaucratiques, dont les opérations reposent sur une abondance de documents complexes traités par un personnel restreint, ralentissent incroyablement la gestion de cas.

Une solution d’automatisation et de gestion des documents et communications clients, comme Xpertdoc, peut aider à réduire les délais dans la gestion de cas, au moyen de fonctionnalités d’automatisation avancées qui éliminent les processus manuels. Des documents hautement personnalisés, de tous formats, qui répondent aux besoins complexes et uniques des gouvernements, sont créés et distribuées de façon automatisée, simplifiant le processus de production des documents pour accélérer le traitement des demandes et augmenter la productivité du personnel.

Voici un exemple.

Les services sociaux sont primordiaux pour les citoyens et manipulent énormément de formulaires ; ils pourraient grandement bénéficier d’une solution d’automatisation et de gestion employée à leurs processus de gestion de cas. Disons que vos bons amis, Paul et Marie, issus de la génération Y, veulent entamer une démarche d’adoption. Que ce soit adopter un enfant ou le prendre en charge en tant que famille d’accueil pour ensuite l’adopter, ces deux avenues impliquent une quantité abondante de documents et formulaires. Lors d’un lunch, Marie vous confie que, selon elle, les façons de faire du département de l’adoption sont arriérées.

Bien sûr, elle comprend la nécessité de rencontrer en personne les différents intervenants, dont les évaluateurs psychosociaux, mais elle se demande pourquoi les nombreux documents et formulaires ne pourraient pas être envoyés, remplis et soumis en ligne, via les moyens technologiques de notre ère – par exemple, une plateforme d’automatisation et de gestion des documents. Le formulaire de demande d’adoption initial pourrait être créé au moyen d’une technologie Smart Form, qui permettrait à Marie de saisir ses renseignements personnels une seule fois et qui la guiderait tout au long de la saisie des données, afin d’éviter les erreurs et les omissions. Selon les réponses fournis dans le formulaire initial, des formulaires et documents supplémentaires pertinents lui seraient envoyés automatiquement. De plus, l’intégration d’une solution comme Xpertdoc à une plateforme CRM ou de gestion de cas rationaliserait et faciliterait le travail des intervenants des services sociaux. Ils auraient accès à tous les renseignements et documents concernant Marie, dans un répertoire centralisé. Et ils auraient l’assurance que ces renseignements sont exacts, la technologie Smart Form permettant la mise à jour des données en temps réel. Finalement, grâce à des fonctionnalités de libre-service, Marie pourrait avoir la possibilité de planifier un rendez-vous avec son évaluateur psychosocial et de suivre les progrès de son dossier en ligne, plutôt que d’avoir à attendre pendant des heures au téléphone.

En utilisant une solution d’automatisation et de gestion des documents pour la gestion de cas, les gouvernements et leurs citoyens ont tout à gagner. Nous n’en sommes pas encore aux voyages sur Mars, mais aujourd’hui, sur la Terre, nous pourrions bénéficier d’une meilleure capacité de personnalisation, d’une plus grande efficacité et d’une transparence accrue, qu’amène l’ère numérique.

Pour en savoir plus sur les façons dont les gouvernements peuvent améliorer leurs processus liés aux documents et communications clients, suivez-nous sur Twitter : @xpertdoc, @David_Squibb

COVID-19 update

The spread of COVID-19 continues to evolve and in this context, we wish to inform you that Xpertdoc is closely monitoring the situation and would like to inform you of the measures taken by our team to support its employees, customers and partners.

We do not foresee any impact on the delivery of our services and want to assure our customers that we are executing our continuity plans in order to ensure that our customers continue to receive our services without jeopardizing the safety and security of our personnel.

In accordance with the recommendations of government authorities, here are some of the measures being taken by Xpertdoc:

Remote work for all employees
Arrangements have already been made and we have requested that all our employees work from home. Our continuity plan includes a full deployment of remote work arrangements to ensure uninterrupted service to our clients and partners.

Hosting and cloud services
We have been assured by our suppliers that there are no known impacts to these services, and we are confident that we are able to effectively manage the delivery of our cloud services to all our customers.

Travel
We have cancelled all business travel until further notice for all our employees. If employees have or will travel for personnel reasons, they will be asked to respect the quarantine delay before participating in any business activities.

Events and gatherings
All our events have been postponed or cancelled. Our employees are no longer allowed to participate in any events, seminars or gatherings.

We are committed to providing the best possible service to our customers and partners, to ensure that you can continue digital communications with your own audience. In these critical moments if we can help please do not hesitate to contact us.

Regards,

The Xpertdoc Team

Mise à jour sur la COVID-19

La propagation de la COVID-19 continue d’évoluer et, dans ce contexte, nous souhaitons vous informer que Xpertdoc suit de près la situation et que notre équipe a pris des mesures pour soutenir ses employé(e)s, clients et partenaires.

Nous ne prévoyons aucun impact sur la prestation de nos services et voulons assurer nos clients que nous mettons en œuvre notre plan de continuité des affaires, afin de garantir que vous continuiez à recevoir nos services, sans compromettre la santé et la sécurité de notre personnel.

Conformément aux recommandations des autorités gouvernementales du Québec, voici quelques-unes des mesures prises par Xpertdoc :

Travail à distance pour tou(te)s les employé(e)s
Nous avons demandé à tou(te)s nos employé(e)s de travailler à domicile. Notre plan de continuité des affaires comprend des arrangements de travail à distance pour assurer un service ininterrompu à nos clients et partenaires.

Hébergement et services infonuagiques
Nos fournisseurs nous ont assuré qu’il n’y avait pas d’impacts connus sur les services d’hébergement et infonuagiques. Ainsi, nous sommes convaincus d’être en mesure de gérer efficacement la livraison de nos services infonuagiques à tous nos clients.

Voyages
Nous avons annulé tous nos voyages professionnels jusqu’à nouvel ordre, pour tou(te)s les employé(e)s. Si des employé(e)s ont voyagé ou doivent voyager pour des raisons personnelles, il(elle)s seront placé(e)s en quarantaine pour une durée de 14 jours, avant leur retour au travail.

Événements et rassemblements
Tous nos événements ont été reportés ou annulés. Nos employé(e)s ne sont plus autorisé(e)s à participer à des événements, séminaires ou rassemblements.

Nous nous engageons à fournir le meilleur service possible à nos clients et partenaires, afin de garantir que vous puissiez continuer vos opérations sans interruption. Dans ces moments critiques, nous sommes là pour vous aider. N’hésitez pas à communiquer avec nous si nécessaire.

Merci,

L’équipe Xpertdoc