Migrer ou ne pas migrer : cinq raisons de convertir vos documents patrimoniaux .doc en .docx

Personne n’aime vraiment le changement. Beaucoup d’efforts et d’énergie sont nécessaires afin de s’adapter au nouveau, parfois considéré comme une intrusion non désirée. Par exemple, pourquoi mon restaurant préféré accepte-t-il maintenant les commandes en ligne à l’heure du dîner ? Mais … une minute ! Il est très pratique de pouvoir rapidement commander en ligne, payer d’avance, éviter les files et passer prendre un sac à son nom. Peut-être que ce changement vaut le petit effort d’adaptation, finalement …

Dans le monde du logiciel, les changements sont aussi fréquents. Un changement important, longtemps attendu, a marqué une étape historique dans l’évolution du logiciel de traitement de texte, en amenant des capacités modernes : la transition du .doc vers le .docx. Le .doc était devenu désuet ; Microsoft avait créé ce format de fichier à l’époque de MS-DOS, il y a plus de 30 ans. Au début des années 2000, la compagnie a décidé qu’il était temps de s’appuyer sur un standard ouvert et a ainsi développé le format .docx, lancé avec la version 2007 de Microsoft Word. Le « X » désigne le standard Office Open XML (Extensible Markup Language), un format ouvert qui augmente et améliore les fonctionnalités. C’est en quelque sorte la différence entre commander par téléphone dans les années 1980, tout en devant faire la file et payer sur place, ou passer en coup de vent dans un restaurant pour récupérer sa commande pré-payée en 2018.

Voici cinq raisons de migrer dès maintenant vos documents Microsoft Word patrimoniaux vers le format moderne :

  1. Sécurité : Les fichiers .doc sont vulnérables au transport et à la propagation de code malveillant. Nombreuses sont les victimes qui ont ouvert sans se méfier des documents patrimoniaux transportant des macro-virus ; avec le format .doc, les utilisateurs ne peuvent savoir si un fichier contient une macro (malveillante ou non) avant de l’avoir ouvert.
  2. Fonctionnalité : Le .docx crée de petits fichiers. Selon inc.com, un document .docx peut être jusqu’à moitié moins lourd qu’un .doc, lequel nécessitera plus d’espace disque et de bande passante. Le nouveau format de document Word est aussi moins vulnérable à la corruption des données. Un fichier .doc corrompu ne peut être ouvert, ce qui peut entraîner la perte de données. Avec le .docx, si une partie d’un document devient corrompue, Word récupérera les données et reconstruira la partie manquante.
  3. Compatibilité : La nature ouverte du standard Office Open XML, sur lequel s’appuie le .docx, facilite l’adaptation de ce format moderne à d’autres applications. Par exemple, les documents .docx peuvent sans problème être ouverts par des logiciels de traitement de texte autres que Microsoft Word et lus au moyen d’outils en ligne tels que Google Docs.
  4. Texte conditionnel : Le texte conditionnel augmente l’efficacité, puisqu’il réutilise le contenu standard tout en permettant la modification de détails. Ceci est très pratique lorsque vous devez produire plusieurs variations d’un même document. Disons que vous devez créer une brochure pour une entreprise offrant des excursions guidées dans différentes régions du Québec. Les heures de départ, les tarifs et l’équipement à prévoir resteront les mêmes, peu importe la région. Vous devrez changer uniquement certains détails, comme le numéro de téléphone du point de vente, la carte géographique du parcours et le lieu de départ de l’excursion.
  5. Le .doc n’en a plus pour très longtemps : Sa dernière mise à jour a été effectuée en 2008. Qui veut avoir l’air arriéré ?

Pour en savoir plus sur les façons dont nous aidons les organisations à migrer leurs modèles et formulaires patrimoniaux, suivez-nous sur Twitter : @xpertdoc, @David_Squibb

Migrating Legacy DOC