Solutions d'automatisation des documents pour le gouvernement

Créez, gérez et distribuez des documents pertinents, de tous formats, pour de meilleures communications avec vos citoyens.

Optimisez vos processus liés aux documents et vos communications

Les solutions d’automatisation et de production des documents de Xpertdoc permettent aux organismes gouvernementaux de rationaliser leurs processus liés aux documents et d’améliorer leurs communications avec les citoyens, en automatisant la création, la gestion et la distribution de documents personnalisés, pertinents et de tous formats.

Automatisez des processus
cohérents

Xpertdoc vous permet de configurer et automatiser des flux de traitement des documents, rationalisant la gestion de cas, appels d’offre, demandes de subvention et plus. Collectez des données via des formulaires de demande en ligne, produisez des communications personnalisées et de tous formats, gérez des documents et contenus dans un système centralisé – à partir d’une seule plateforme puissante.

Soyez conforme aux réglementations et aux lois

Nos solutions offrent des règles d’affaires pouvant être configurées pour assurer la conformité aux variations particulières aux juridictions, aux langues, aux changements de lois et politiques, et aux exigences en matière de protection des renseignements personnels. Ainsi, vous pouvez avoir confiance que vos communications et documents rencontrent les réglementations du gouvernement, en tout temps.

Tirez profit des données de Microsoft Dynamics 365

Xpertdoc s’intègre à Microsoft Dynamics 365, vous permettant de tirer profit de la richesse des données de votre environnement Dynamics 365 pour produire des documents hautement personnalisés et pertinents, en un simple clic.

Xpertdoc est disponible aux organismes du gouvernement canadien, selon l’Arrangement en matière d’approvisionnement portant sur l’achat de licences de logiciels (AAALL).

Communiquez avec vos citoyens via des documents personnalisés, multilingues, de tous formats

Votre organisme gouvernemental peut améliorer ses communications avec les citoyens en créant et en distribuant des documents personnalisés, de tous formats, en un seul clic depuis Xpertdoc pour Microsoft Dynamics 365. Des modèles de document – permis, visas, relevés, avis de paiement, etc. –, créés au préalable et connectés à votre système Dynamics 365, comprennent des champs de données dynamiques qui incorporent automatiquement des renseignements stockés. Vous y avez aussi configuré des règles d’affaires pour l’inclusion de politiques gouvernementales, clauses légales et règles de protection des renseignements personnels, ainsi que pour la sélection automatique de la langue appropriée selon la juridiction. Et, sans quitter votre plateforme Microsoft Dynamics 365, vous pouvez distribuer des documents hautement personnalisés via des canaux modernes et traditionnels. Ces fonctionnalités assurent que les communications et documents destinés aux citoyens sont exacts, conformes et engageants, à chaque fois.

Rationalisez votre processus d'approbation de projets de développement municipal

En utilisant les Smart Forms de Xpertdoc, vous créez un formulaire web qui permet aux entrepreneurs de soumettre une demande de subvention gouvernementale pour soutenir leurs projets de développement municipal. Les champs du formulaire sont accompagnés de fonctions guides interactives, telles que des définitions, champs obligatoires et avertissements, assurant que toutes les informations demandées – descriptions du projet, échéanciers et coûts estimés – sont complètes et exactes. Le comité évaluateur du gouvernement accède au Smart Form complété via une plateforme sécurisée ; toutes les informations sont rassemblées en un seul endroit, ce qui accélère le processus d’approbation des projets. Le comité évaluateur indique le montant maximum subventionné par le gouvernement et les représentants officiels signent le formulaire électroniquement, confirmant l’approbation des projets de développement municipal au terme d’un processus optimisé, qui réduit la paperasse et améliore l’expérience utilisateur.

Améliorez la gestion de vos appels d'offre à partir d'un système centralisé

Le Gestionnaire de contenus Xpertdoc est un répertoire centralisé qui peut être utilisé par votre organisme gouvernemental pour archiver efficacement des appels d’offre complétés par des fournisseurs, et augmenter les fonctionnalités de gestion et de recherche de ces documents. Une structure de dossiers vous permet d’archiver les appels d’offre de façon ordonnée, et ainsi naviguer et trier facilement parmi eux. Chaque document est lié à un formulaire de métadonnées créé au préalable, c’est-à-dire un formulaire comprenant des champs simples, dans lesquels les employés du gouvernment saisissent des mots-clés et des descripteurs utilisés pour rechercher et récupérer efficacement les contenus associés. Vous pouvez aussi tirer profit de la fonction de recherce dans le texte pour trouver des questions précises dans les appels d’offre et comparer les réponses des différents fournisseurs ; les résultats apparaissent dans la fenêtre de recherche et peuvent être ouverts ou montrés dans leur dossier, éliminant les longues recherches manuelles à travers des dizaines de documents.

Prêt à tirer profit de la puissance des solutions de production des documents de Xpertdoc?

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